Архангельський тайм драйв керування часом. Гліб Архангельський - Тайм-драйв

Найкорисніша і найцікавіша книга про управління часом. Гліб Архангельський – ініціатор російського TM-руху, засновник Тайм-менеджерського співтовариства, керівник корпоративних ТМ-проектів у РАТ «ЄЕС Росії», PricewaterhouseCoopers, «Вімм-Білль-Данн» та ін., гендиректор консалтингової компанії «Організація часу», автор фундаменту монографії «Організація часу» (2003).

"Тайм-драйв" - друга його книга - відрізняється популярним викладом. У максимально простій і покроковій формі, на реальних прикладах, вона дає відповідь на головне питання сучасного менеджера: як встигати більше? Наводяться поради щодо організації робочого часу та відпочинку, з мотивації та цілепокладання, планування, розміщення пріоритетів, ефективного читання та ін.

Коло питань, що висвітлюються, настільки широке, а методи їх вирішення настільки універсальні, що книгу можна рекомендувати практично будь-яким категоріям читачів.

Кроки створення вашої особистої системи тайм-менеджменту

Дорогий читачу, перед вами короткий огляд майбутніх розділів. Кожна з них відповідає логічний крок у побудові особистої системи управління часом. Наприкінці кожного розділу відповідний крок буде деталізований у кілька конкретних рекомендацій.

Розділ 1. Відпочинок - Крок: Витративши мінімум «початкових вкладень часу», налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня та в неробочий час.

Глава 2. Мотивація – Крок: Освойте методи «налаштування» виконання складних і неприємних завдань скорочення часу роботи з них.

Глава 3. Цілепокладання - Крок: Сформулюйте особисті цінності та поставте довгострокові цілі для втілення мрії в реальність.

Розділ 4. Робочий день – Крок: Налаштуйте особисту систему планування робочого дня з використанням «жорстких» та «гнучких» завдань, щоб планувати реалістично та завжди встигати виконувати головне.

Розділ 5. Планування – Крок: Організуйте контекстне планування та середньострокове планування за методом «День – Тиждень» та гарантуйте собі впевненість у тому, що ви завжди укладетеся вчасно.

Розділ 6. Пріоритети – Крок: Навчіться відсівати зайві, нав'язані справи та виділяти ключові завдання за допомогою ясних критеріїв – таким чином завжди знаходячи час на головне.

Розділ 7. Інформація - Крок: Впровадьте техніки фільтрації, зберігання та оперативного переміщення інформації, що дозволяють тримати її під контролем без надто детального «розкладання по поличках».

Глава 8. Поглиначі – Крок: Використовуйте техніки виявлення поглиначів, що дозволяють задіяти резерви часу, що «валяються під ногами».

Розділ 9. «ТМ-бацила» – Крок: Донесіть «ТМ-бацилу» до оточуючих, щоб вони розумніше використовували свій і ваш час.

Глава 10. ТМ-маніфест – Крок: Використовуйте непоправний час вашого життя відповідно до усвідомлених особистих цінностей та пріоритетів.

1. Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»

У п'ятницю найчастіше хочеться випити.
У понеділок найчастіше хочеться п'ятницю.

Анекдот. ру

Наша розмова про управління часом ми почнемо незвичайно – з організації відпочинку.

Згадайте, дорогий читачу, чи доводилося вам на роботі відчувати себе втомленим і виснаженим, що втратив будь-який смак навіть до улюбленої справи? Якщо так – ви не самотні. Це загальна проблема у наш час. У японській мові вона навіть народила спеціальне слово "кароші" - "смерть від перевтоми на роботі".

У грамотному особистому тайм-менеджменті важлива не лише кількість часу, а й якість. Тому варто подумати про те, як організований ваш відпочинок, відновлення вашого енергетичного ресурсу.

Ритмічний відпочинок під час робочого дня

Спробуйте згадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок упродовж учорашнього робочого дня?

Швидше за все відпочинок складався стихійно. Відповів на кілька хвилин на цікаву дискусію в Інтернеті; зателефонував знайомий - поговорив з ним; вийшов покурити; заплющив очі і помріяв; випив чашку кави.

Такий стихійний відпочинок має низку мінусів. Насамперед – він неритмічний, а людина істота біологічна, яка звикла до різних ритмів. Тому перший принцип, якого рекомендую дотримуватись при організації відпочинку протягом робочого дня – ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через певні проміжки часу.

Як правило, оптимальний режим – приблизно 5 хвилин відпочинку за кожну годину. Можливо – 10 хвилин за 1,5 години. Тривалість від години до півтори – найкомфортніший для людини інтервал безперервної роботи. Згадайте школу та виш: урок – 45 хвилин, «пара» – 1,5 години.

Як би не був завантажений ваш робочий день, який би аврал не панував в офісі - все одно виділіть ці 5 хвилин на годину. Інвестуйте час у ці п'ятихвилинки відпочинку, робота без них вкрай неефективна.

У групі компаній MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерські семінари проходили вечорами. На одному із семінарів серед учасників відбувся такий діалог:

«Дивно, чомусь заняття з англійської також проходять вечорами, в той же час, але втомлюємося на них набагато сильніше». – Звісно, ​​на тайм-менеджменті в середині заняття ми обов'язково робимо перерву на 15 хвилин. А англійською ми працюємо всі 4 години поспіль без перерв».

«Максимальне перемикання» у відпочинку

Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Але як саме ви відпочиваєте протягом робочого дня, чим наповнюєте ці п'ятихвилинки, які сценарії відпочинку використовуєте? Кожен з нас зазвичай має кілька таких типових сценаріїв. Наприклад:

• подзвоню знайомому;
• вийду покурю;
• подивлюсь щось цікаве в Інтернеті;
• полью квіти;
• вип'ю чашку чаю.

Спробуймо оцінити ступінь «перемикання», який дають різні сценарії, за п'ятибальною шкалою. Наприклад:

на 1 бал. Залишаючись на тому самому робочому місці, в тій же позі (сидячи), дивлячись у той самий комп'ютер, напружуючи той самий інтелект – почитати щось не по роботі в Інтернеті.

На 2 бали. Залишаючись на тому самому робочому місці, відвернувшись від комп'ютера, поговорити з колегою на неробочі теми.

На 3 бали. Дійти до «курилки» та обговорити там робочі та неробочі питання; випити чаю із колегами. Ми змінили місцезнаходження, можливо – змінили теми, якими «озданий» наш мозок.

На 4 бали. Вийти з офісу на вулицю, помилуватися синім небом і зеленими деревами, повністю відключитися від офісного середовища.

5 балів. Вийти на вулицю, зробити кілька простих вправ, що дозволяють розім'яти суглоби, дати відпочинок очам, що втомилися від монітора, повністю забути про всі робочі проблеми.

Чим сильнішим буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете та відновите сили.Обов'язково залиште робоче місце, зробіть «фізкультурну паузу». Якщо немає можливості вийти на вулицю – пройдіться коридором. Якщо працювали з людьми – спонукайте на самоті. Якщо аналізували цифри – зателефонуйте хорошому знайомому та обговоріть щось емоційно-приємне. Рекомендую також зробити кілька простих фізичних вправ: нахилів, присідань тощо. Це чудово відновить ваші сили та енергію для роботи!

Відомий радянський поет Володимир Маяковський, який добре знав і підтримував рух наукової організації праці, висловив принцип максимального перемикання у простому гасла:

Товаришу, запам'ятай правило просте:

Працюєш сидячи -

Відпочивай стоячи!

Творча лінь

Говорячи про відпочинок, неможливо оминути тему лінощів. Лінь – це далеко не завжди погано. Найчастіше це нормальна захисна реакція нашого організму. Її причинами можуть бути:

• Перевтома, об'єктивна вимотаність організму, розтраченість фізичних, енергетичних та емоційних ресурсів.
• Невідповідність нашого «повинен» нашому «хочу» – коли ми витрачаємо час свого життя на справи, які не є для нас «рідними», бажаними.
• Інтуїтивне відчуття непотрібності завдання, що виконується в даний момент.

Можлива четверта причина. Ваша підсвідомість дає вам сигнал: «Почекай, не метушись, очисти душу від дрібних поточних думок, дай місце народженню чогось нового». Часто саме в такому стані приходять найкращі ідеї та творчі осяяння.

Правила творчої ліні прості:

• Якщо вже лінуватися, то на 100%, не намагаючись робити в цей час щось ще, думати, вирішувати проблеми тощо. Чиста лінь - це чисте відчуття повноти буття і загальної гармонії світобудови.
• Свідомо приймати рішення: «Хочу лінуватися – і це робитиму». Без вагань та докорів совісті.
• Перед творчою лінощами завантажувати мозок інформацією з важливої ​​для вас творчої проблеми. Але не думати про проблему під час самої лінощів!

За дотримання цих правил творча лінь стане невичерпним джерелом красивих ідей і рішень. А також – чудовим відпочинком та відновленням сил. Головне, не переборщити і не плутати творчу лінощі зі звичайною лінню.

Ефективний сон

«Рідко вдається виспатися!» – часто скаржаться учасники тайм-менеджерських семінарів. Сон є найважливішим способом відпочинку та відновлення сил. Але чи завжди ми добре його організуємо? Навіть не збільшуючи кількість часу на сон, можна суттєво підвищити його якість.

Ефективність сну значно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути та прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не їсти за кілька годин до сну.

Рекомендую знайти та застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т. п. Заняття може бути будь-яким, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, переключитися в повільніший ритм.

Тривалість сну може бути різною, важливо визначити оптимальну для себе. Як це зробити?

Наш сон складається з кількох циклів зміни «швидкого» та «повільного» сну. Тривалість одного циклу у різних людей відрізняється та становить від 1 до 2 годин. Бажано, щоб загальна тривалість сну була кратна тривалості одного циклу. Наприклад, якщо довжина вашого циклу 1 година 30 хвилин, краще поспати 7 годин 30 хвилин, ніж 8 годин. Коли тривалість сну кратна тривалості циклу, людина прокидається з відчуттям бадьорості, свіжості та добре відновлених сил. Спостерігайте за собою, спробуйте варіювати тривалість сну, і ви скоро визначите його оптимальну тривалість для вас.

Досвідом планування режиму сну ділиться маршал Василевський. «…В особливо напружені дні Сталін не раз говорив відповідальним працівникам Генштабу, що ми зобов'язані вишукувати на добу для себе і для своїх підлеглих щонайменше п'ять-шість годин для відпочинку, інакше, наголошував він, плідної роботи вийти не може. У жовтневі дні битви за Москву Сталін сам встановив для мене відпочинок від 4 до 10 години ранку і перевіряв, чи виконується ця його вимога. Випадки порушення викликали вкрай серйозні й дуже неприємні для мене розмови. Найнапруженіша робота, а часом і невміння організувати свій час, прагнення взяти на себе виконання багатьох обов'язків найчастіше змушували відповідальних працівників забувати про сон. А це теж не могло не позначитися на їхній працездатності, а значить, і на ділі.

Іноді, повернувшись близько четвертої ранку від Сталіна, я, щоб реалізувати прийняті в Ставці рішення, зобов'язаний був дати виконавцям або фронтам необхідні вказівки. Деколи це затягувалося далеко за чотири години. Доводилося йти на хитрість. Я залишав біля кремлівського телефону за письмовим столом ад'ютанта старшого лейтенанта О. І. Гріненка. На дзвінок Сталіна він повинен був повідомляти, що я до десятої години відпочиваю. Як правило, у відповідь чулося: "Добре".

(Василевський А. М. Справа всього життя. У 2 кн. кн. 1. - М.: Політвидав, 1988.)

Важливо організувати як процес сну, а й процес пробудження. Раджу встановити у вашому будильнику або мобільному телефоні кілька різних мелодій та за їх допомогою зробити процес пробудження поступовим. Наприклад, вам потрібно прокинутися о 8.00. Нехай о 7.30 зіграє перша мелодія, приємна і спокійна, на якій ви прокинетеся, потішитеся тим, що вставати ще не потрібно, і заснете знову. О 7.45 – щось бадьоріше, можливо, вже зі словами, на які мозок реагує більш активно, ніж на мелодію без слів. І о 8.00 – найрадісніша та найенергійніша мелодія, на якій ви остаточно прокинетеся, встанете з ліжка та із задоволенням зустрінете новий день вашого життя.

Використання сну протягом робочого дня

Чи доводилося вам, читачу, клювати носом у пообідній час, намагаючись зосередитися на важливому завданні? Що робити, коли на роботі хилить у сон?

Подивіться на середньостатистичний графік добових біоритмів людини.

Графік добових біоритмів людини

Вважається, що наша працездатність і активність протягом дня має два спади і два підйоми (у «жайворонків» вище перший підйом, у «сов» – другий, що припадає на вечір). Неважко помітити, що один із спадів доводиться якраз на пообідній час.

Найпростіше вирішення проблеми – денний сон, що накриває післяобідній спад біоритмів. Згадаймо знамениту латиноамериканську сієсту, обов'язковий сон у післяобідню спеку. Згадаймо також британського прем'єр-міністра Вінстона Черчілля, який дожив до 90 років, незважаючи на нездоровий спосіб життя та величезний тягар турбот та відповідальності. Його обов'язковий денний сон помічники мали право перервати з приводу не меншого, ніж початок війни. Денний сон був обов'язковим елементом розпорядку російської Боярської думи до Петра I.

Приклад корпоративної організації денного сну навів учасник корпоративного семінару у ВАТ «Сибірьтелеком», Новосибірськ. «У Китаї, у місті Шеньжень нас привезли на екскурсію на завод телекомунікаційного обладнання. Біля столів для тестування обладнання ми звернули увагу на дивні пристрої. Виявилося, це складні ліжка, що відкидаються, вроблені в столи. Обід для робітників триває дві години, з яких година офіційно виділяється на сон».

Як бути, якщо у вас ще немає свого кабінету зі зручним шкіряним диваном і ви не можете собі дозволити повноцінний денний сон?

Можливі альтернативи. Найпростіша - невеликий післяобідній сон в автомобілі, якщо у вас є. Не пошкодуйте на це 20–30 хвилин, вони окупляться набагато вищою післяобідньою працездатністю.

Можна ненадовго засипати прямо на робочому місці або десь ще: у переговорній, у кріслі в дальньому кутку тощо. Щоб відключитись від зовнішніх перешкод, можна надіти навушники з улюбленою музикою. Тривалість такого "мікросна" ви можете визначити для себе самі, як правило, оптимальна - 10-15 хвилин. Один директор заводу заводив будильник на 15 хвилин і засинав у своєму робочому кріслі. Пояснював свій метод так: «Довгий сон вибиває з робочої колії, а за 15 хвилин мозок добре освіжається, але не встигає заснути занадто сильно».

Розповідає учасник ТМ-спільноти Сергій Козловський, гендиректор софтверної компанії "Нілітіс", Мінськ. «У 1997 році я перестрибнув кілька кар'єрних сходинок і став головою ради директорів кількох невеликих, але швидко зростаючих фірм. Навантаження були неймовірні. Людина витримати таке може тільки якщо розділить свою календарну добу на кілька, тобто спатиме кілька разів протягом доби, невеликими порціями.

Я навчився спати на роботі, поклавши голову на стіл. Жодного кабінету в мене тоді не було. У цій кімнаті працювало ще від 3 до 14 осіб. Але якщо заткнути вуха папером, змоченим у воді, шум не заважає. 20 хвилин сну – і можна працювати далі. І ось якось через океан дзвонить мій шеф. І питає: «Спиш у робочий час?» - "Сплю", - відповідаю. І ми обоє розуміємо, що це не від спокійного життя. «Не треба, – радить. - Знайди інший спосіб релаксації. Кава, прогулянки в обід…»

Кава, прогулянки – ні, це не моя. Чи не той ефект. Тоді я винайняв кімнату поруч із роботою і почав спати на законній підставі. Коштувало це недорого».

"Переживання моменту"

Розвиваючи тему відпочинку, необхідно зупинитись на такому важливому аспекті взаємин людини та часу, як чисте «переживання моменту». Згадаймо дзенську притчу. «Учень, прийшовши до наставника, залишив біля входу парасольку та черевики. Вчитель спитав його, ліворуч чи праворуч від черевиків той поставив парасольку. Учень не зміг згадати і засоромився: втративши пильність, він упустив мить».

Наприкінці XX століття фахівець з управління часом Стефан Рехтшафен звернув увагу на згубність і небезпеку «бігу за часом», постійного поспіху, в якому живе більшість людей у ​​промислово розвинених країнах. Мушу вас попередити: на ранніх стадіях застосування тайм-менеджменту можливий деякий «синдром занепокоєння» про час, іноді навіть «крихітство». Нічого страшного, це швидко минає. Натомість залишається інше. Коли ви керуєте часом, відчуваєте його як підвладний вам ресурс - вам набагато легше виділити його на спонтанність, бездумне проведення часу, творчу лінь, споглядання гармонії світобудови та інші гідні заняття, що не мають безпосередньої матеріальної мети. Плануючи час, важливо пам'ятати, що «наповненість», «насиченість» часу, його «якість» – не менш важлива, ніж чисто арифметична кількість. «План» і «переживання моменту» нічого не винні перебувати у протиріччі – навпаки, вони мають підтримувати одне одного.

Я дуже люблю заходи сонця. І в робочий час наскільки можна (а під час відпустки – обов'язково) виділяю час на споглядання заходу сонця. Хочеш не хочеш, а цей процес потрібно планувати. Адже я знаю, що моя улюблена стадія заходу сонця в цю пору року в цьому місці починається, наприклад, о 21.15 і триває не більше 25–30 хвилин.

Чи заважає це планування чистоті споглядання, не обтяженого думками, турботами та іншими перешкодами? Ніяким чином. Навпаки, тільки завдяки плануванню я можу виділити потрібну кількість часу на захід сонця, незважаючи на завантаженість справами, і найголовніше – під час споглядання відключитися від усіх сторонніх думок та турбот, знаючи, що інші завдання та проблеми – під контролем.

У стародавніх отців-аскетів, які залишили нам багату спадщину методів самовдосконалення, було серед інших таке формулювання чернечого діяння: «Увага до себе і пам'ять смертна». Два ці принципи вважалися основними для очищення душі та досягнення духовних висот.

У тайм-менеджменті можна знайти аналогію до цих принципів. «Пам'ять смертна» – усвідомлення обмеженості людського життя та його тимчасового ресурсу, що вимагає не витрачати дорогоцінний час життя на дрібниці. І «увага до себе» – усвідомленість та свідомість життя, постійне відстеження та аналіз своїх дій. Ці принципи допомагають виробити те загострене почуття наповненості моменту, яке робить життя яскравим і прекрасним, а не чергою сірих нудних буднів.

Сергій Карелов, голова ради директорів Silicon Information Technologies, на Першій ТМ-конференції у травні 2003 р. цитував Ріка Філдса:

«Варто нам усвідомлено звернути увагу на те, чим ми зайняті – готуванням, прибиранням чи любов'ю, – як ця дія перетворюється і стає частиною руху нашої душі. І ми раптом починаємо помічати такі штрихи та деталі, які нам були невідомі раніше; наше відчуття повсякденного життя стає ясніше, гостріше і водночас набагато різнобічнішим».

Перший крок створення особистої ТМ-системи

Витративши мінімум «початкових вкладень часу», налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня та у неробочий час.

• Зробіть відпочинок протягом дня ритмічним.
• Забезпечуйте максимальне перемикання.
• Використовуйте «творчу лінь».
• Підвищіть ефективність сну.
• Застосовуйте "мікросон" протягом робочого дня.
• Переживайте момент.

2. Мотивація: як долати неприємні завдання

Хто хоче – шукає способи.
Хто не хоче – причини.

Народна мудрість

Як би ми не любили свою роботу, деякі наші справи бувають досить важкими і не завжди приємними. Як «мотивувати» себе виконання таких справ? Як грамотно включитися у виконання складного завдання, щоб витратити на неї менше сил та енергії?

У Росії ця проблема особливо гостра. Усі ми виховані на казках, у яких потрібний результат з'являється «за щучим велінням». Але, на жаль, лише удачі зазвичай недостатньо. Для досягнення успіху потрібна серйозна, довга, наполеглива праця.

Але довгий і завзятий працю має бути нудним і «несмачним». У найскладніші, найнеприємніші та енергоємніші справи можна вдихнути додатковий інтерес та мотивацію. Як це зробити – читайте у цьому розділі.

«Якоря» для ефективного включення до роботи

Як втягуватися в роботу, щоб не витрачати час на розгойдування, розбираючи дрібниці і ніяк не знаходячи сил взятися за головне?

У психології є гарне поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка (музика, колір, слово, рух, ритуал), пов'язана нам із певним емоційним станом. При необхідності налаштування завдання ми «включаємо» потрібний матеріальний «якір» – і вводимо себе у відповідний емоційний стан.

«якір», що найчастіше використовується на практиці - музика. Спробуйте чітко прив'язати різну музику до різних типів завдань. Дорогою на жорсткі переговори – важка доля, при налаштуванні на інтелектуальну роботу – спокійна музика без слів, при настроюванні на відпочинок – щось найулюбленіше і найприємніше тощо.

Приклади "якорів" від учасників відкритих семінарів.

Власник мережі бензозаправок, Київ. "Складну інтелектуальну роботу я роблю під музику Джо Дассена". Група дивується – військовому типу особистості цього бізнесмена така лірична музика зовсім не відповідає. «Поясню чому: найкраще мені працювалося у студентські роки у гуртожитку. Молодий, сил багато, паралельно дві вищі освіти та ще робота… А магнітофонних касет на весь гуртожиток було чотири штуки, і всі чотири – Джо Дассен. Ось так ця музика стала «якорем», що включає енергетичні ресурси як у молодості».

Комерційний директор, Новосибірськ. «Щоранку я «курю щоденник». Коли я кинула курити, мені не вистачало щоденного ранкового настрою на роботу, раніше це була перша ранкова сигарета. Тоді й народився ритуал – близько 10 хвилин я п'ю каву і продумую порядок сьогоднішнього дня, дивлячись у щоденник. Відчуття ефективного налаштування такі ж, як раніше під час викурювання ранкової сигарети».

Фінансовий директор Нижній Новгород. «Прибирання я не люблю, треба на неї налаштовуватися. Тому, збираючись забиратися в будинку, завжди включаю фільм «З легкою парою!». – «А чому склався саме такий «якір»?» – «Ну як же, найприємніше і радісне прибирання – перед Новим роком. Убрана ялинка, мандарини, подарунки... І в цей же час зазвичай показують «З легкою парою!».

Хорошим «якорем» для включення в завдання може бути будь-яка технічна робота. Як кажуть художники, «перш ніж робити ескіз – наточи олівці». Тобто – за допомогою простої технічної справи налаштувався на складну роботу.

Приклад «якоря» від М. В. Гоголя, який на скарги друга, Володимира Соллогуба, «не пишеться» відповідав: «А ви все-таки пишіть… візьміть гарненьке пір'їно, добре його очиніть, покладіть перед собою аркуш паперу і почніть таким чином : «Мені сьогодні щось не пишеться» Напишіть це багато разів разом, і раптом вам прийде хороша думка на думку! За нею інша, третя, адже інакше ніхто не пише, і люди, що обурюються постійним натхненням, рідкісні, Володимире Олександровичу!»

Будьте уважні: якщо ви завели собі «якір», краще використовувати його лише за прямим призначенням, намагайтеся не «включати» його за інших обставин. Якщо, наприклад, кава для вас є «якорем» на роботу, і раптом на відпочинку ви п'єте чашку кави – ви посилаєте вашій підсвідомості сигнал «зараз у нас робота!». Відпочинок стає менш ефективним. Багато менеджерів інтуїтивно це відчувають і ділять, наприклад: "на роботі - тільки кава, на відпочинку - тільки чай". А один мій клієнт на роботі пив лише чорний чай, а на відпочинку – лише зелений. Аналогічно, не слухайте під час відпочинку ту музику, яка є для вас «якорем» на роботу.

Якори корисні для налаштування не тільки на роботу, але і на відпочинок. Приклад музичного «якоря» із особистого досвіду. У відпустці, гуляючи на природі, я слухаю завжди ту саму музику – Kirnberger Chorales Баха. У робочий час мені досить заплющити очі, включити один із цих хоралів – і згадати запах прогрітого сонцем соснового лісу, уявити золотисті стовбури та зелені крони, відчути свої неспішні кроки, коли нікуди не потрібно поспішати… Музичний «якір» включає всі спогади та емоції, пов'язані з найкращими моментами відпочинку, і дозволяє чудово відновити енергію для нових звершень.

Розгойдування під час виконання складних завдань

Якори допомагають легше переключитися з відпочинку на роботу. Наступне питання: як втягнутися у виконання завдання, якщо воно досить складне і енергоємне? Адже чим складніше завдання, що виконується нами, тим більш високий рівень «включеності», залученості необхідний для роботи над нею.

Витратити менше часу та сил на розгойдування допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки – найпростіші, приємніші і т. д. Наприклад, під час підготовки звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найпростіших і зрозумілих для вас абзаців т. п. Через деякий час у вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім нескладно.

"Завтра оформлю титульний лист докторської дисертації". Так написала одна з учасниць відкритого тренінгу в Новосибірську в анкеті зворотного зв'язку, відповідаючи на запитання «Три простих кроки, які я зроблю вже найближчими днями». Гарний приклад того, як у найбільшій і найскладнішій справі можна знайти якийсь простий початок.

Ще один спосіб витрачати менше сил під час роботи над складними завданнями – «проміжна радість». Розбийте роботу на кілька етапів та за проходження кожного етапу призначте собі невелику нагороду. Наприклад, "за кожні дві написані сторінки відкусити шматочок шоколадки", "прочитати наступний анекдот у сьогоднішньому випуску anekdot.ru" і т.п. Ці нагороди та покарання можуть бути зовсім маленькими, але важливо, щоб вони були негайними. Зазвичай, «маленькі радості» за кожен зроблений крок мотивують краще, ніж усвідомлення майбутніх довгострокових результатів. Такі маленькі нагороди самому собі дозволять зробити приємнішою найскладнішу роботу та виконати її у більш стислий термін.

Знищення дрібних неприємних справ

Бувають у нашому житті справи, що вимагають, можливо, зовсім небагато часу, але неприємні. Зателефонувати до недружнього клієнта; викликати нарешті сантехніка; попросити шефа про підвищення зарплати тощо. У тайм-менеджменті такі завдання називаються «жабами».

"Жаби" часто подовгу відкладаються і загрожують перерости у великі неприємності. Прикро виходить: завдання, яке вимагало п'яти хвилин, відкладалося тижнями і тому переросло у проблему, на вирішення якої доведеться витратити багато годин.

Іспанці мають приказку: «Щоранку з'їдай жабу». Справді, розпочавши день із поїдання однієї «жаби», ви весь день ходите бадьорий та радісний. Про решту «жаб» ви не згадуєте – вони залишилися на наступні дні. І навпаки, якщо вранці «жабу» не з'їсти – вона весь день маячить десь на горизонті та отруюватиме життя. Як пише один учень ТМ-школи: «Я думав, у мене стада «жаб», зелені килими навколо мене… А коли запровадив «правило щоденної жаби» – вони всі розійшлися за два тижні».

Велику неприємну задачу буває легше вирішити, розбивши її на велику кількість дрібних «жаб». Розповідає один із учасників ТМ-спільноти: «Мені потрібно було вирішити досить неприємну проблему з податковою. З одного боку, проблема не термінова, можна відкладати, але з іншого боку – у результаті буде набагато гірше. Тоді я розбив проблему на підзавдання, але не просто, а до найдрібніших подробиць, до найпростіших, легко здійсненних кроків. Приблизно так: 1. Придбати конверт. 2. Знайти у довіднику адресу податкової. 3. Надписати конверт. І т. д. вийшло близько 150 пунктів. Далі взяв за правило: щоранку викреслювати будь-які 5 пунктів. Таким чином, проблему, що відкладалася місяцями, було досить швидко вирішено».

«Розглобалізація» великих завдань

Чим менш жорсткий термін виконання завдання і чим вона при цьому більша, тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань у термінології тайм-менеджменту – «слонів». Наприклад:

• написання дисертації;
• розробка бізнес-плану розвитку регіону;
• ремонт у домі;
• вивчення іноземної мови;
• покращення своєї фізичної форми.

Головна наша проблема під час роботи зі «слонами» – схильність російської людини до глобалізації, укрупнення завдань.

«…Глобалізувати проблему і тим її погрожувати – перша і, головне, майже несвідома реакція російської людини. Навичка, культура, ритуал.

Мене такий прийом навчив колись мій керівник. Тоді ми були зайняті впровадженням комп'ютерного контролю у хімічному виробництві. Я спіткнувся на аміаку: процеси небезпечні, комп'ютери слабкі. І вирішив поки що притримати цю справу. Так і сказав на нараді: мовляв, рано, я проти. Ніхто мене не зрозумів, вирішили: молодий ретроград.

А мій керівник відвів, пам'ятаю, убік і прочитав цілу лекцію: «Ви маєте рацію, але вчинили неправильно. Треба було говорити навпаки: так, товариші, це чудово. Комп'ютери відкривають величезні перспективи. Їм скоро можна буде доручити не лише контроль, а й оптимізацію, інформацію, керування. Давайте ж прямо зараз ухвалимо рішення зайнятися підготовкою цієї гігантської програми ... Ось якби ви так укрупнили проблему, всі були б за померло б само собою ... »(Юрій Лужков, «Російські закони Паркінсона», luzhkov.ru)

Єдиний спосіб подолати цю пристрасть до глобалізації і все-таки "з'їсти слона" - розрізати його на маленькі "біфштекси" і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати "слона" на такі "біфштекси", кожен з яких дійсно наближає вас до з'їдання "слона".

Наприклад, англійська. «Біфштекси»: на тиждень вивчити стільки слів, подивитися стільки фільмів мовою, стільки годин поспілкуватися з носіями мови на інтернет-форумах. Але не «вивчати граматику» – її можна вивчати нескінченно, анітрохи не покращивши при цьому знання мови.

Інший приклад: отримання прав водія. Ефективні «біфштекси»: «вирішувати стільки карток»; «проїздити стільки годин». Але не «вивчати правила дорожнього руху» – вивчати їх можна до нескінченності, і в цьому немає ніякого «наближення до слона». Адже для складання теоретичного іспиту досить просто вирішувати картки, а для орієнтації на дорозі реально потрібно пам'ятати не всі правила дорожнього руху, а 3–4 ключові принципи (типу «перешкода праворуч») та кілька основних дорожніх знаків.

Особисті нагороди та покарання

Мало грамотно структурувати неприємні справи та поділити їх на «біфштекси». Бажано створити собі додаткову мотивацію на ритмічне, регулярне поїдання цих «біфштексів».

Перший, найпростіший спосіб - давно відомий людству "метод батога і пряника". Ось кілька прикладів.

Корпоративний тренінг у компанії News Outdoor Russia. Одна з учасниць розповідає: «Я маю досить напружену програму тренувань: басейн, фітнес тощо. Якщо я її виконую, то наприкінці місяця дозволяю собі шопінг на певну суму.

Якщо не виконую – дозволяю собі шопінг на іншу суму, набагато меншу. Це і батіг, і пряник одночасно».

На корпоративному семінарі у ВАТ «Сибірьтелеком» двоє учасників домовилися спільно придбати приз та провести хронометраж особистого часу. Вибрали арбітра, який визначить, хто провів хронометраж ретельніше. Переможцеві і дістанеться приз.

Складніший спосіб – почати кількісно вимірювати ваші результати. Наприклад, щодня відзначати кількість вивчених англійських слів, кількість зроблених присідань-віджимань тощо.

Можна вимірювати як результати, а й кількість часу, витраченого, наприклад, на «слонову завдання». У будь-якому випадку, вимірюєте результати або час, необхідно щодня фіксувати цей кількісний показник на графіку.

Час на «слона»

Людина влаштована так, що сама фіксація кількісного показника вже підштовхує до дій у потрібному напрямку. Просто почніть враховувати витрати часу на неприємне завдання – і воно почне вирішуватися швидше.

Зрештою, іноді корисно помістити себе у «місцевість смерті». Стародавні китайські полководці казали: «Щоб гарантувати перемогу, помісти солдатів у місцевість смерті – спали кораблі». Наприклад, дайте публічну обіцянку, як президент Франції Шарль де Голль, який вийшов у приймальню і оголосив: «З сьогоднішнього дня я, генерал де Голль, кидаю палити».

«Місцею смерті» може бути, зокрема, цейтнот – ситуація жорсткої нестачі часу. Люди деяких психологічних типів інтуїтивно відчувають, що у цейтноті вони ефективніші, і штучно заганяють себе у таку ситуацію. Нічого поганого в цьому немає, але для зниження ваших ризиків та підвищення якості результату рекомендую замінювати великий цейтнот на кілька маленьких. Наприклад, використовувати не велику «місцевість смерті» у вигляді терміну здачі продукту замовнику, а маленьку – у вигляді наради щодо проекту у гендиректора.

У доповіді на Першій ТМ-конференції у 2003 р. у Москві ось що розповів Микола Павленко, керуючий партнер компанії «Георг-консалтинг»: «У нашій компанії прийнято два види крайніх термінів. Перший – deadline, «лінія смерті», термін здачі товару замовнику. Другий - redline, "червона лінія", термін здачі продукту всередині компанії. Між «червоною лінією» та «лінією смерті» обов'язково має залишатися резерв. За порушення redline передбачено штрафні санкції. Таким чином, ми мотивуємо співробітника, при цьому не наражаючи на ризик наші зобов'язання перед замовником».

Таблиця щоденних справ

Простий спосіб звести докупи всіх ваших «слонів» і «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань – завести таблицю регулярних справ. Виглядає вона приблизно так:

Зліва виписані всі ваші щоденні «біфштекси» та «жаби». Праворуч ви щодня відзначаєте їх виконання чи невиконання. Якщо будь-яка робота на сьогодні не передбачалася – залишайте пусте місце. Якщо передбачалося, але не виконане – ставте прочерк. Якщо виконано – ставте галочку.

Нічого особливо страшного в прочерках немає, але як тільки за якоюсь графою їх стане занадто багато – це дасть вам тривожний сигнал і змусить зробити потрібне.

Цю таблицю потрібно повісити на чільне місце над робочим столом або вклеїти у ваш щоденник. Важливо, щоб вона траплялася вам на очі кілька разів на день. У мене, наприклад, таблиця щоденних справ висить на внутрішній стороні дверцят шафи з одягом. Таким чином, я бачу таблицю як мінімум двічі на день – одягаючись уранці та знімаючи костюм увечері.

Поруч із цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радостей». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нестрокові покупки і домовтеся із самим собою: «за кожні наступні 15 галочок у будь-якій графі – купую наступну приємну річ». Ви будете здивовані тим, як швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.

На посттренінгу у компанії «Вімм-Білль-Данн» один із учасників розповів: «Я завів таблицю щоденних завдань для сина. Йому дуже сподобалося, тепер він зустрічає мене ввечері і радіє: «Я сьогодні встиг не тільки погуляти та подивитися телевізор, а й зробити всі уроки та свої справи вдома!»

Календарик-пінарик

Найпростіший спосіб самомотивації винайшов учасник ТМ-спільноти Дмитро Литвак. Назва «календарик-пінарик» походить від слова «пинати». Виглядає він так:

Календарик-пінарик

Над календарем зображено прожиті роки, внизу – майбутні. Ви берете олівець і з почуттям, до ладу, з розстановкою один за одним викреслюєте прожиті роки. Можна – із ліричними спогадами. Потім у такий же спосіб викреслюєте прожиті дні та місяці поточного року. Пінарик готовий до вживання.

Щоранку, приступаючи до роботи, закреслюйте половину дня, що настав. Увечері – другу половину. Тримайте пінарик на видному місці, заглядайте в нього частіше. Таким чином, ви матеріалізуєте час, щодня відчуваєте, як він іде. Повірте, ефект величезний. Вкладення часу – 15 хвилин на заклад пінарика, і далі – 30 секунд вранці, 30 секунд увечері на викреслення днів.

Другий крок створення особистої ТМ-системи

Освойте методи налаштування виконання складних і неприємних завдань скорочення часу роботи з них.

• Використовуйте «якори» для налаштування на різні завдання та відпочинок.
• Застосовуйте метод швейцарського сиру при розгойдуванні.
• Щодня з'їдайте щонайменше одну «жабу».
• Дробіть "слонів" на "біфштекси", що наближають до досягнення "слона".
• Заохочуйте себе «проміжними радощами».
• Заведіть таблицю щоденних справ зі списком нагород за виконання.
• Спробуйте календарик-пінарик.

3. Цілі: як наблизити мрії до реальності

- Батюшку, скажіть, а я правильно живу?
- Правильно, сину мій. Але дарма.

Мабуть, як інший народ, ми, росіяни, вміємо мріяти. Широтою та глобальністю мислення Господь нас наділив у надлишку. Ми дали світу безліч великих витворів мистецтва та великих, гарних ідей.

Набагато складніше у нас справи із втіленням мрії в реальність. Згадаймо Васісуалія Лоханкіна із «Золотого теляти», що лежав на дивані і з задоволенням розмірковував про свою велику роль у російській революції. Легко та приємно мріяти; набагато важче щодня робити практичні кроки реалізації мрії.

Ми вже навчилися ефективно керувати нашою енергією та мотивацією на локальному рівні, на рівні щоденних завдань. Тепер настав час задуматися про те, що дає нам енергію на глобальному рівні: про наші мрії та бажання. Щоб ці мрії збувалися, необхідно спочатку перетворити їх на цілі. Нас, на жаль, не вчили ставити цілі та досягати їх. У наших школах та вузах немає курсу управління життям та цілепокладання. Доведеться освоювати це мистецтво самим.

Управління собою як компанією

Ідея ставити цілі не є очевидною для багатьох наших співвітчизників. Дуже багато людей на пострадянському просторі не керують своїм життям, а пливуть за течією. В англійську школу пішов тому, що батьки вели, на юриста вивчився тому, що був підходящий блат, працюю «де склалося», одружився з тим, «хто під руку попався»… Сумна картина.

Стівен Кові, відомий американський фахівець із управління часом, розрізняє реактивний та проактивний підходи до життя. Реактивний – реагування зовнішні обставини, життя «як склалося» і «як вийшло». Проактивний – вибудовування свого життя за своїм бажанням, активний вплив на події та обставини. Саме проактивності у підході до життя нам не вистачає: за 70 років життя у державі, яка дбала про все та про всіх, ми розучилися самі піклуватися про власне життя.

Чак Норріс, відомий спортсмен і кіноактор: «…Він був чудовим прикладом людини, яка ніколи не намагалася керувати своїм життям. Сумна правда полягала в тому, що він просто плив за течією, спотикаючись про себе, незмінно вигадуючи виправдання кожної своєї невдачі і відмовляючись взяти на себе відповідальність.

Багато людей поводяться подібно до нього, немов вони лише проходять повз життя, перебираються з одного дня в інший. Не те щоб вони не мали жодних бажань або мрій про те, як вони досягають величезних успіхів; але ці мрії супроводжуються безліччю виправдань свого байдикування, заснованих на переконливих доводах, і вони миттєво перегороджують їм шлях, як тільки такі люди починають думати, що, можливо, лише можливо! - Настане день, коли вони почнуть виконувати ці бажання.

Але їм завжди щось заважає - невдала пора року, терміновий ремонт автомобіля або те, що вони надто втомилися вчора ввечері. Так вони кажуть, але істина полягає в тому, що єдиною перешкодою, яка стоїть на їхньому шляху, є вони самі…» (Норріс, Чак. Таємна сила всередині нас. – Київ: Софія, 1997.)

У нас знайдеться мільйон переконливих пояснень, чому наша мрія досі не стала реальністю.

Маса несприятливих зовнішніх обставин буде у цьому винна. Але що користі в тому, що ми маємо виправдання? Адже мрія від цього не наблизилася.

Спробуйте розглядати себе не як "фахівця такого-то відділу" або "менеджера такої-то служби", забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, яка залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т.п. як на Персональну Корпорацію, ЗАТ «Я». Ця корпорація має ті самі елементи управління, що й у будь-якої фірми, наприклад:

• особисте стратегічне планування - постановка довгострокових цілей;
• маркетинг – вивчення ринку праці;
• особиста бухгалтерія – облік та планування грошей тощо.

При розмові про особистий тайм-менеджмент ми час від часу використовуватимемо цю аналогію. Все, що ви знаєте про менеджмент, ви можете докладати не лише до безпосередніх посадових обов'язків, але й налагодження управління вашою особистою корпорацією.

І найголовніше, за такого підходу до самоменеджменту ваша стратегія життя, ваша лінія поведінки у навколишньому просторі – не стратегія пасивного «гвинтика», якому не забезпечили тих чи інших умов, платять недостатню зарплату, не змінили комп'ютер більш швидкий тощо. Стратегія успішної людини – це стратегія автономної корпорації, яка сама будує свою стратегію, укладає договори з іншими корпораціями (наприклад, з вашою компанією-роботодавцем), активно планує та здійснює свій рух у житті.

Керуючи «персональною корпорацією», пам'ятайте: як і в управлінні фірмою, в управлінні не існує «правильних відповідей» і «єдино вірних рішень». На ринку безліч фірм, які дотримуються прямо протилежних принципів та методів – і при цьому однаково успішних. Так і в особистому тайм-менеджменті – важливе «індивідуальне пошиття», заточення всіх методів під специфіку вашої особистості та галузі діяльності.

Успішні і щасливі люди, люди, що самореалізуються, люди, які багато чого досягли в житті, можуть вести або не вести щоденник, контролювати завдання особисто або за допомогою секретаря, бути прихильниками планомірності або, навпаки, спонтанного реагування на обставини і т. д. Техніка у всіх різна . Але що поєднує цих людей, що у них є обов'язково – то це чітке розуміння своїх цілей. І головне – готовність активно втілювати своє розуміння у життя, незважаючи на «об'єктивні зовнішні обставини».

Цікава історія людини, яка присвятила все своє життя досягненню однієї великої мети. У 1919 році молодий вчений Олександр Любищев поставив собі за мету життя: розробити періодичну систему біологічних об'єктів. Тобто зробити в біології те, що Менделєєв зробив у хімії.

Підрахувавши кількість потрібного часу, Любищев зрозумів, що вивчення всіх необхідних дисциплін, постановку досвідів, проведення досліджень знадобиться понад 120 років. Виникнув вибір: відмовитися від мети, «наступити на горло власній пісні»? Чи – ущільнити час життя, навчитися встигати більше?

Любищев вирішив порозумітися з Часом. Понад п'ятдесят років він вів хронометраж, планував свою роботу, сам для себе писав звіти щодо використання часу, які іноді розсилав друзям. Кажуть, що у 76 років він встигав набагато більше, ніж молоді колеги.

У 1974 році відомий письменник Данило Гранін написав про нього книгу - "Це дивне життя". Багато людей після цієї книги задумалися про взаємини людини та Часу. Переписувалися, обмінювалися досвідом, розробляли техніку планування часу. Деякі представники цієї «вітчизняної школи тайм-менеджменту» стали одними з перших учасників тайм-менеджерської спільноти.

Варто зауважити, що Любищев не став "машиною для економії часу". Планування допомагало йому витрачати час оскільки він хотів. У тому числі не лише на роботу. У своїй книзі Данило Гранін пише:

«У чому іншому, але в сенсі зайнятості і покоління автора, та й наступні покоління не щадили себе. Вдень – завод, увечері – інститут; вони – і заочники, і вечірники, і екстерни; вони викладалися чесно, сповна.

Проте варто було автору без жодних емоцій порівняти факти, і стало видно, наскільки Любищев за ті ж роки і прочитав більше книг, ніж автор, і частіше бував у театрі, і прослухав більше музики, і більше написав, напрацював. І при цьому - наскільки краще він розумів і глибше осмислював те, що відбувалося ... »

Досягти своєї мети Любищев не встиг - поставлене ним завдання не вирішене досі, а можливо, і принципово нерозв'язне. Але його велика мета та його система хронометражу та планування допомогли йому вирішити найскладніше для будь-якої людини завдання. Знайти спільну мову з незворотною річкою Часу, що невблаганно тече.

«Рідні» цілі та бачення майбутнього

Ми активно плануємо майбутнє нашої «особистої корпорації», висловлюємо свої мрії у формі довгострокових цілей. Не чекаємо милостей від природи, а беремо їх самі. Для цього потрібно чітко розуміти, чого ми хочемо від життя. Це не так просто зробити, як здається.

Спробуйте уявити собі один день із вашого життя через 3–5 років. Поки що не обмежуйте себе тим, що ви «повинні» або ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром. У цьому есе можна висвітлити приблизно таке коло питань:

• З чого розпочався ваш день?
• Найяскравіше враження дня.
• Які люди оточують вас, про що вони говорять?
• Як і над чим ви працювали?
• Яких результатів досягли?
• Які проблеми вдалося вирішити?
• Як ви відпочивали?
• Головна подія дня.

Можливо це есе народиться не за один день. Не поспішайте, не тягніть паростки – нехай проростають самі поступово. Наступними днями заглядайте в це есе. Правте, додайте. Працюйте зі своєю мрією – і вона обов'язково матеріалізується.

Аналізуючи есе перших учнів ТМ-школи, ми сформулювали поняття “рідні” цілі. Наприклад, лікар із невеликого міста пише про те, як створить медичний центр. Видно, що ця мета вистраждана, глибоко осмислена, людина реально розуміє, навіщо це потрібно людям і навіщо це потрібно їй. Але часто трапляються есе, які ми називаємо «ксерокопіями сторінки глянсового журналу». «Виходжу зі свого білого «Порше», приходжу до свого білого офісу, менеджери в білосніжних сорочках тікають виконувати мої цінні вказівки…»

Я нічого не маю проти білого «Порше» – якщо це справді «рідна» мета, якщо людині гріють душу гарні машини. Але часто буває, що цілі нав'язані. Рекламою, оточенням, родичами, соціальними стереотипами, системою освіти тощо. Щодня нам вселяють, чого має хотіти «правильна» успішна людина. Хоча справжні успішні люди розпочинали свій шлях до успіху зовсім не з покупки піджака від Армані.

Для того щоб керувати своїм життям проактивно, щоб знайти «рідні» цілі, потрібно спочатку відсіяти це лушпиння, нав'язані ззовні штампи. Як сказала директор рекламного відділу виробничої компанії після ТМ-тренінгу: «Я зрозуміла, що бігаю як паровозик, але розклад не я склала! Відчуваю, що настав час визначитися з розкладом!»

Знайти свої "рідні" цілі не завжди просто. Але це абсолютно необхідно. Інакше ви витратите роки життя на гонитву за морквинами, які підвісив перед вами хтось інший.

Розповідає Олена Набатова, президент компанії "Саттваконсалтінг", Алма-Ата. «На семінарі з тайм-менеджменту у мене була учениця – жінка, яка все життя пропрацювала стюардесою і не отримувала жодного задоволення від цього заняття. Коли я запитала, чим їй було цікаво займатись у дитинстві, виявилося, що вона непогано малювала.

Стали розбиратися, як можна за допомогою цього заробляти гроші – проводити виставки тощо. Для людини була дивовижною сама думка, що улюблена справа може бути джерелом засобів для існування.

За півроку ми випадково зустрілися. Вона сказала: «Ліно, я вам нескінченно вдячна – ви подарували мені себе. Запрошую вас на мою персональну виставку, я вже півроку – митець. Займаюся улюбленою справою та заробляю при цьому непогані гроші».

«Мемуарник» та визначення цінностей

«Один день із мого життя у майбутньому» дав нам емоційну картину бажаного майбутнього. Наступним кроком спробуйте визначити базові цінності, на основі яких можна буде формулювати довгострокові цілі.

Простий та технологічний інструмент для виявлення особистих цінностей винайшов учасник Тайм-менеджерської спільноти Віталій Корольов, консультант з питань корпоративного управління та спадкування бізнесу. «Мемуарник» (від слова «мемуари») ведеться так:

1. Щодня увечері виділіть 3–5 хвилин спокійного часу.

2. Запишіть у щоденник або окремий зошит Головна подія дня (ГСД). Саме подія, емоційно значуща для вас. Це не обов'язково головний результат дня, не обов'язково головне досягнення. Найяскравішою подією може бути, наприклад, п'ятихвилинна розмова з другом. Подія може бути і позитивною, і негативною. Уявіть, що з усієї вашої бібліотеки на безлюдний острів вам дозволили взяти одну книгу – яку ви виберете? Так і тут – яку одну подію дня ви «взяли б на безлюдний острів»?

3. Наприкінці тижня випишіть Головну подію тижня – одну із семи ДСД або якусь окрему нову подію. Наприкінці місяця – Головна подія місяця. Наприкінці року – Головна подія року.

Поряд із подіями формулюйте ту вашу цінність, на основі якої саме цю подію ви зробили головною. Наприклад, подія - "Приїзд дочки від бабусі", цінність - "Сім'я, діти". Немає єдино вірного всім списку цінностей, в кожного вони різні. Хтось, наприклад, частіше записуватиме в колонку цінностей «новизну, яскравість вражень», а хтось, навпаки, «стабільність, передбачуваність». Люди різні, різні цінності – важливо визначити ті, які актуальні саме для вас.

"Мемуарник" дозволить вам досить швидко сформувати список ваших ключових цінностей. Крім того, він спонукає вас щодня приділяти кілька хвилин питанню про Головне. Це дозволить не втрачати ключові цінності вашого життя в метушні поточних справ.

У ВАТ «Омськбанк» на ТМ-тренінгу мені розповіли про «корпоративний мемуарник». Кожен співробітник може внести на спеціальну сторінку в Інтернеті свою головну подію дня. Усі бажаючі беруть участь у голосуванні, яким визначається Головна подія дня для банку загалом.

Особиста епітафія та місія

Ми зробили перший крок у матеріалізації мрії за допомогою одного дня з мого життя в майбутньому і визначили ключові цінності нашої персональної корпорації за допомогою мемуарника. Наступний крок – формулювання особистої місії.

Компанія, яка вирішила налагодити стратегічне планування, починає це робити з формулювання місії. Хтось із західних бізнес-консультантів добре сказав:

• Цілі – це те, що ми беремо від життя, завойовуємо, отримуємо.
• Місія – те, що ми віддаємо, приносимо у цей світ.

Згадаймо початковий зміст слова «місіонер» – дивна людина, яка кидає насиджене місце, сім'ю, звичну роботу і їде в далеку ворожу країну безкорисливо нести ідею, яка йому вірна.

На Ломоносівському фарфоровому заводі на моє запитання "Яка у вас місія?" топ-менеджери спробували згадати формулювання, а потім надіслали мене до корпоративного сайту. Але місія, написана на сайті, це ще не місія. Місія це те, що усвідомлює і може ясно викласти будь-який співробітник. На запитання: «Що буде, якщо на завод впаде бомба? чи зміниться у світі щось принципово?» відповіли одразу й чітко: «перерветься унікальна культурна традиція імператорської порцеляни, закладена ще у XVIII столітті Ломоносовим». Так це і є ваша місія, і не потрібно згадувати формулювання з сайту. Ви даєте світові чи країні те, чого ніхто інший не може дати – у цьому і є місія». Зверніть увагу: у світі багато компаній та заводів, які роблять хорошу порцеляну. Але та культурна та виробнича традиція, яку несе Ломоносівський фарфоровий завод, жодним іншим заводом відтворена не може.

Місія – це насамперед ваша унікальність. Що зміниться у світі, якщо вас не буде? Що залишиться від вас, коли все скінчиться?

Саме через таку постановку питання відповідати на нього зручно у формі епітафії. Вправа це не для людей зі слабкими нервами. Спробуйте намалювати гарний надгробний камінь і написати власну епітафію. «Іван Іванович Петров народився… помер… досягнувши видатних висот у… Невтішні родичі особливо любили його за…»

Уявіть, що якась людина ходить по цвинтарі. Чи зупиниться він біля вашої могили, чи зацікавиться написом на ній? Чи захоче прочитати ваші мемуари чи книгу про вас?

Мені дуже подобається епітафія одного з батьків-засновників американської нації: "Тут лежить Томас Джефферсон, автор американської Декларації незалежності, автор Закону про свободу віросповідання, батько-засновник Університету Вірджинії". Те, що він був ще й президентом Сполучених Штатів, Джефферсон не вважав за потрібне згадати. Обіймав таку посаду, багато й інших посад обіймав – яка різниця. Зверніть увагу: згадані речі, які він дав світові, які досі діють та продовжують його життя вже після смерті.

Якщо епітафія видається вам занадто жорстким методом – напишіть прощальну промову при вашому виході на пенсію. Сенс той самий: дуже коротко сформулювати, «що залишиться, коли все закінчиться».

Київ, компанія "Кернелтрейд". Для одного з учасників тренінгу група сформулювала епітафію так: «Не радість людям, дав життя чудовим дітям, створив підприємницьку династію». Цікаво було спостерігати за роботою гурту. «Ну як, пишемо «помер найкращим продавцем соняшникової олії»?» – «Я не хочу померти найкращим продавцем соняшникової олії!» - "А ким же ти хочеш померти?" – «Творцем бізнесу, і не простого, а як Ломоносівський порцеляновий завод – із традицією, спадкоємністю». Яскравий приклад того, як із метушні поточних справ епітафія допомагає прояснити реальні довгострокові бажання.

Учасник відкритого семінару в Новосибірську бізнес-тренер Роман Крилов за допомогою групи сформулював свою місію наступним чином: «Підняти престиж професії бізнес-тренера, зробити так, щоб моя сім'я пишалася мною і мої партнери з моєю допомогою розвивали свій персонал і домагалися ексклюзивних фінансових результатів . Досягнути цього, ставши найкращим у країні бізнес-тренером з продажу, використовуючи моє системне мислення, унікальні тренінгові розробки, ексклюзивні авторські видання, ефективні технології управління часом».

Покликання

Особиста місія або епітафія – інструмент, що не швидко діє. Епітафію зазвичай доводиться не поспішаючи «викристалізовувати», іноді переглядаючи та коригуючи. Справа ця непроста, але надзвичайно корисна, що допомагає за суєтою плинності знайти більш високий сенс і створити фундамент для постановки «рідних» цілей.

Іноді місія перетворюється на покликання. Відмінність проста: місію ми можемо змінювати на власний розсуд, а покликання – вже ні. Покликання – це коли розумієш, що, крім тебе, цей віз не вивезе ніхто. І що якщо ти зламаєшся, розслабишся і кинеш її тягти - пробачити собі цього ніколи не зможеш, і життя стане порожнім і безглуздим.

Покликання – річ тонка. Для віруючого джерело покликання – Бог, для невіруючого – «загальний порядок речей», у якому кожному з нас відведена своя роль. Цікаво, що ми зазвичай прагнемо більшої свободи та незалежності в житті. Але покликання, як те, від чого ти вже не можеш відмовитися, – це найвищий ступінь несвободи людини. При цьому дає вищий ступінь свідомості життя, щастя, сили та енергію на досягнення. Покликання - це не обов'язково здійснити революцію в медицині, винайшовши ліки від СНІДу; це може бути і життєве завдання простої сільської жінки "вивести сина в люди". Головне у покликанні – не матеріальний масштаб, а певний резонанс особистості та «загальної гармонії світобудови». Це досить тонкі і мало досліджені питання, тому поки що я не можу запропонувати вам готові технології пошуку покликання. Просто майте це на увазі – і покликання поступово прояснюватиметься саме.

Дозволю собі навести приклад із особистої практики. Коли я починав свою дорослу трудову кар'єру в банку (шкільні та студентські тимчасові підробітки не рахувався), у мене не було справи. Були інтереси, були бажання, але великої справи – не було. Зараз, маючи нагоду порівнювати, я шкодую себе тодішнього. Приблизно так само, як шкодую себе до 8-го класу школи, що не знав і не любив музики, яка зараз є невід'ємною частиною мого життя.

Моментом появи справи в моєму житті став проект виробництва печериць, на якому мені стало дуже нудно. Я прийшов до голови правління прощатися: так, мовляв, і так, відчуваю, не моє це, не знаю, як бути далі, мотивації ніякої. Банкір сказав: "Добре, давайте забудемо про цей проект, розкажіть - що взагалі вам по життю цікаво?"

Треба сказати, що на той момент я вже рік як вів хронометраж, навчався більше встигати, ефективніше поєднувати навчання у вузі, роботу та численні курси. Тому сказав: «Та ось, наприклад, система обліку та аналізу часу».

Голова правління – людина дуже емоційна. «Часу?!! Що ж ви мовчали? Я звітність підписую через півгодини після останнього терміну відправлення! Робочий день у всіх по дванадцять годин і більше! Забудьте про той проект, давайте дослідити робочий час!

То справді був «момент істини». Те, що було лише особистим інструментом, хобі, – несподівано виявилося корисною та затребуваною технологією, недостатньо представленою на той момент на російському ринку. Причому цікавою і з комерційної, і, як згодом з'ясувалося, зі світоглядної сторони. Я побачив, як інструменти тайм-менеджменту допомагають людям усвідомити свої життєві цілі, внести більше сенсу та щастя у своє життя, а до нашої суспільної свідомості – більше культури ставлення до часу. Тоді я зрозумів, що тайм-менеджмент для мене не просто бізнес, а й покликання.

Що найдивовижніше, доленосна розмова з банкіром відбулася 2 лютого, у мій день народження. І лише за кілька років мені на день народження подарували тайм-менеджерський фільм «День бабака», в якому вся дія відбувається цього ж дня.

Ключові сфери життя

Коли зроблено перші кроки щодо визначення довгострокового бачення вашого життя (цінності, епітафія), корисно визначити ключові області, на які ваше життя можна умовно розділити. Це допоможе побачити чітку структуру у загальному хаосі справ і рухатися в житті більш збалансовано, підтримуючи гармонію різних напрямів вашої діяльності.

• Особистий розвиток / Професійний розвиток / Навчання / Освіта.
• Родина / Діти / Родичі.
• Друзі / Знайомі / Професійна спільнота / Суспільна діяльність.
• Хобі / Захоплення.
• Робота / Бізнес / Клієнти / Підлеглі / Проекти.
• Спорт / Здоров'я.
• Добробут / Кар'єра тощо.

Сформовану карту ключових областей можна порівняти із деревом. Замість листопада хаотичних дрібних справ – ясні гілки, на яких розташоване листя-справи. Ключові області допоможуть нам не загубитися в хаосі справ і точніше поставити життєві цілі.

Наш клієнт, ректор однієї з російських бізнес-шкіл, під час обговорення завдань особистого ТМ-курсу говорив: «Справ дуже багато, за всім не встежиш. У мене і школа, і наука, і поїздки до дружніх європейських університетів, і серйозний проект реструктуризації держкомпанії, і дружині треба допомогти з дисертацією…» Якщо навіть доктор наук та серйозний фахівець у менеджменті не завжди може зорієнтуватися у хаосі завдань, то що говорити про нас, простих смертних. Першим кроком у проекті консультування природно стає «прописування» ключових областей – наприклад, «Наука / ВНЗ / Консалтинг /...». Далі – постановка чітких цілей у кожній із цих областей.

Якщо одразу створити список ключових областей важко – візьміть 30–40 паперових карток та виписуйте на них ваші звичайні щоденні справи. Наприклад, "пишу звіт", "проводжу інтерв'ю", "відповідаю на дзвінок клієнта", "розмовляю з другом по телефону" і т. д. Далі розкладайте ці папірці на 5-7 груп, у кожну групу - близькі за змістом завдання. Коли намальується логічна структура цих груп, достатньо буде вигадати їм прості назви. Ваші ключові області готові.

Менеджер з продажу, Нижегородська металургійна компанія: «…Мої ключові галузі… Мабуть так: 1. Особистий розвиток. 2. Професійний розвиток. 3. Сім'я. 4. Жінки…»

Life management та життєві цілі

"Управління часом", "тайм-менеджмент" - терміни не дуже точні. Часом ми управляти не можемо, реально ми маємо на увазі «управління собою». Управління нашими цілями, завданнями, термінами, планами… Зрештою – управління нашим життям. Термін life management, "управління життям", вперше пролунав на ТМ-конференції у 2003 році. З того часу він використовується дедалі ширше, оскільки добре відбиває еволюцію сучасного тайм-менеджменту: від вузьких технологічних питань планування часу – до глибоких тем пошуку життєвих цілей, цілепокладання і целедостижения.

Ми вже зробили багато попередніх кроків для того, щоб сформулювати довгострокові життєві цілі. «Один день із мого життя в майбутньому», епітафія, цінності, ключові області сформували фундамент нашого цілепокладання. Тепер має бути найскладніше і найцікавіше – сформулювати власне цілі.

Для цього можна скористатися простим формою, але дуже непростим за змістом інструментом – картою ваших довгострокових цілей. По горизонталі вона містить дві осі: роки, починаючи з поточного, та ваш вік. По вертикалі – ваші ключові сфери. На перетині років та ключових областей – зразкові цільові орієнтири.

Карта довгострокових цілей

У деяких ключових областях перспектива може проглядатися більш тривалий термін у майбутнє; у деяких – лише на найближчі кілька років. Якісь цілі можуть бути чіткими, якісь невизначеними і розмитими. Нічого страшного: краще користуватися не дуже точною картою місцевості, ніж брести навмання взагалі без карти.

Розповідає підприємець, за радянських часів директор заводу. «Коли я вдруге одружився, я, як інженер і людина системна, сів і почав малювати простий календарний графік. Зараз – такий рік. За стільки років виростуть мої діти від першого шлюбу, і їм треба буде давати освіту. Через стільки років – твої діти від першого шлюбу. Приблизно в такі роки постаріють наші батьки. У такі - з'являться онуки ...

Для дружини це було справжнім шоком, як це можна так планувати життя? Але якщо ми хочемо чогось досягти в майбутньому, багато чого для цього потрібно робити вже сьогодні. І треба чітко уявляти, що саме робити сьогодні, адже завтра може бути вже пізно».

Звичайно, багато в нашому житті залежить не від нас, багато швидко змінюється. Але якщо ви керуєте автомобілем, адже ви теж ні в чому не впевнені на 100% - щось може зламатися, а щось навіть вибухнути. Так і керування життям. Повної впевненості немає, але керувати – треба. Тим більше, що «тест-драйву» тут не дають. Життя – дорога із одностороннім рухом. Тож краще заздалегідь уявляти, куди їдеш, і головне – навіщо.

Що дивно, читаючи препринт книги, навіть серйозні топ-менеджери, люди начебто успішні та розвиваються, відзначали як нову для себе ідею планування життя. Один із них показав свій щоденник та його першу сторінку – графік року (коли конференції, коли відпустка тощо). «Ось у цих рамках я й живу».

Зробити огляд життєвих цілей непросто. По-перше, не завжди зрозуміло, чого хочеш. Що ж, пишіть приблизно, залиште прочерки, додайте знаки запитання. Зрештою, замість графіка просто малюйте зображення бажаного. Не бійтеся фантазувати про майбутнє, це вас нічого не зобов'язує. І бажання, і обставини змінюватимуться – змінюйте оглядовий графік цілей за ними. Це займе кілька хвилин, але дасть вам більш чітке уявлення про майбутнє, карту місцевості та маршрут руху. Карта аж ніяк не сковує свободу руху. Напрямок ви вибираєте самі, карта лише допомагає рухатися.

По-друге, страшно прив'язувати цілі до термінів. Доводиться чесно та реалістично дивитися на своє життя. І стикатися з неприємними істинами. Наприклад, якщо я хочу стати таким директором до 40 років, а не до 80, коли мені від життя будуть потрібні тільки крісло-гойдалка та теплий плед, то англійську мову мені потрібно вчити не «взагалі», а «вже вчора».

По-третє, страшно брати він відповідальність. А раптом не вийде, а раптом не зможу… Набагато приємніше тішити себе мріями про краще життя, ніж чесно та ясно прописати: чого я хочу і збираюся досягти. І чесно зізнатися, що не досяг чогось – якщо, звичайно, не досягнеш.

Усі ці заперечення серйозні. Занадто довгі, важкі та страшні роки за ними стоять – роки, в які планомірно знищували найактивніших і найцілеспрямованіших наших співвітчизників. Роки, в які нам з вами ампутували ті частини душі, які сміють хотіти і цілеполягати. Але чи хочемо ми надовго залишитися пасивним натовпом чи наберемося сміливості та готовності самостійно та впевнено йти життям? Практика останніх років розвитку Росії, коли наші співвітчизники «з нуля» створюють конкурентоспроможні у світовому масштабі підприємства, показує: не все втрачено. Коли ми захочемо, ми можемо ставити цілі і досягати їх.

Вимірні цілі та надцілі

У класичному менеджменті та тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі за допомогою техніки SMART – від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу. Наприклад, не просто «я хочу обіймати хорошу посаду», а «хочу стати топ-менеджером у телекомунікаційній компанії, з річним доходом не менше... у.о., не пізніше ніж у найближчі три роки».

Чим ближче мета за часом, чим вона для вас очевидніша – тим корисніше деталізувати її за допомогою техніки SMART, знайшовши відповідний вимірювач і прив'язавши досягнення мети до чіткого терміну. Чим далі від вас ціль за часом, чим менша вона очевидна – тим менша необхідність у такій жорсткій конкретизації. Короткострокові SMART-цілі подібні до маяка: є вогонь, що чітко показує, куди плисти, при цьому досяжний. Довгострокові надцілі більше схожі на Полярну зірку: вони вказують шлях, але можуть навіть недосяжні.

Олександр Мондрус, керуючий Групою компаній MC-Bauchemie-Russia, у ході ТМ-проекту сформулював такі надцілі, структуровані за основними значущими групами (публікується з люб'язного дозволу клієнта):

сім'я

Забезпечити стабільний високий рівень життя.

Знаходити розумне поєднання між сім'єю та роботою.

Надати шанс синові у майбутньому працювати на власному підприємстві.

Залишити майбутнім спадкоємцям налагоджений бізнес як джерело отримання грошей.

Клієнти

Клієнти повинні з радістю та вдячністю платити гроші за наш товар та послуги на наших умовах.

Вони мають бути прихильниками нашої компанії.

Власники інших підприємств

Підживлюватись їх досвідом та енергією, взаємоподібно.

Топ-менеджери

Зробити так, щоб вони із задоволенням робили те, що мені потрібно.

Дати кожному їх можливість розвиватися, отримувати гідну оплату, приносячи у своїй гарний прибуток фірмі.

Досягти того, щоб кожен із них був суперпрофесіоналом, здатним самостійно вирішувати будь-які завдання – без мене, але в рамках прийнятих у компанії правил.

Друзі-тенісисти

Доставляти задоволення собі та друзям, постійно вдосконалюючи свою гру та допомагаючи вдосконалюватися їм.

Мати можливість запросити на спаринг та отримати згоду від будь-якого з них.

Отримувати такі запрошення самому.

Інші акціонери компанії

Отримати очікуваний прибуток.

Виконати заплановане.

Збільшити вартість компанії.

Третій крок створення особистої ТМ-системи

Сформулюйте особисті цінності та поставте довгострокові цілі для втілення мрії в реальність.

• Керуйте своєю «персональною корпорацією» проактивно.
• Розчистіть штампи і намалюйте ваш день через кілька років.
• Визначте ваші цінності за допомогою мемуарника.
• Сформулюйте особисту місію у вигляді епітафії.
• Шукайте ваше покликання.
• Виявіть 5–7 ключових областей вашого життя.
• Зробіть оглядовий графік життєвих цілей за ключовими областями та наступними роками.
• Найбільш близькі та зрозумілі цілі зробіть вимірними.

Напишіть на [email protected]із зазначенням своїх контактних даних (П.І.Б., посада, компанія, місто, контактний телефон, e-mail), тема листа «Тайм-драйв: запит матеріалів» – та отримайте готові електронні форми для ведення «мемуарника» та відстеження часу на "слона".

4. Робочий день: як організувати його в світі, що швидко змінюється

Проза життя: вчора – рано, завтра – пізно, сьогодні – ніколи.

Ми говорили про встановлення довгострокових життєвих цілей. Але між цілями та результатами лежить велика кількість рутинної роботи. Як її організувати, як прокласти правильний шлях до досягнення результатів, вкладаючись при цьому у планові терміни?

Перше, що потрібно для цього зробити, – позбутися нашого традиційного російського самоприниження на тему, «як ми, росіяни, не можемо нічого планувати, як ми всі вирішуємо в останній момент, вічно живемо в авралах, ах, який жаль, що ми не німці». Повноті, друзі. Коли хочемо - ми цілком здатні планувати, інакше не перемогли б у великій війні і не запустили першу людину в космос.

Подивіться довкола себе. Я впевнений: ви знайдете людей організованих, цілеспрямованих, грамотно і розумно планують роботу – і при цьому відкритих до спонтанності та емоцій, які не перетворилися на роботи. Давайте орієнтуватися на найкращі зразки, а не на найгірші.

Вкладатись у терміни неважко – достатньо перестати себе зомбувати, переконуючи у своїй нібито неорганізованості. І – почати планувати, грамотно та вдумливо. Прямо зараз, саме сьогодні. Чи не «з понеділка». Почнемо!

План на день

Дорогий читачу, не в моєму стилі пропонувати вам непорушні істини та «правильні» відповіді, оскільки в менеджменті правильних відповідей не існує. Що для одного правильно та працездатно, іншому зовсім не підходить. Але зараз мені доведеться все ж таки висловити незаперечну істину тайм-менеджменту: план дня має бути.

Погані новини: десять електронних листів у «Вхідних», п'ять стікерів на моніторі, п'ятнадцять «не забути» в голові та два хрестики, намальовані ручкою на руці, планом дня не є. План дня має бути в одному місці, і обов'язково письмово. При цьому план може бути в Outlook або Excel, на паперовому бланку або в щоденнику - це не принципово.

Часте заперечення проти планування дня у тому, що це швидко змінюється. Але плани потрібні для ситуацій, коли все змінюється. Адже ви не плануєте процес ранкового чищення зубів, оскільки він для вас зрозумілий і передбачуваний. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на зовнішні обставини, що змінюються. План – це якраз спосіб у обставинах, що змінюються, орієнтуватися.

Як робити планування гнучким, зручним і комфортним, що не заганяє в занадто жорсткі рамки – ми зараз обговоримо. Необхідно врахувати: план обов'язково має бути матеріальним (на папері чи електронному вигляді). Як казав один полковник на моїй військовій кафедрі, «найгостріша пам'ять тупіша за тупіший олівець». Голова людини не здатна тримати надто багато інформації одночасно. Обов'язково записуйте всі завдання на день та регулярно переглядайте цей список протягом дня. Це потребує лише кілька хвилин, але дасть вам керованість та підконтрольність ваших завдань, можливість нічого не забувати та правильно розставляти пріоритети.

На відкритому семінарі в Києві один із учасників, який найчастіше чіплявся не по справі, вийшов розповідати результати роботи своєї групи над кейсом. «На фліпчарті я розклад малювати не буду, я вам словами розповім: о 9.00 ми робимо те, о 9.30, о 11.00...» Я перервав його і запитав: хто пам'ятає, у скільки ми підписуємо документи, а скільки йдемо до шефа? Група мовчить. «Ось бачите, ми цілий день неодноразово згадували принцип матеріалізованості, і саме той, хто вважав, що найкраще все знає, демонструє повну відсутність навички матеріалізувати значну інформацію». Група погодилася: мозком прості речі розуміємо, але робити не вміємо. Мораль: не поспішайте думати, що ви все вже вмієте. Найважче даються найпростіші та найбанальніші речі. Спостерігайте за собою уважніше і не соромтеся відточувати саме прості інструменти.

Коли краще запланувати робочий день? Класичні ТМ-джерела жорстко наполягають з вечора. На мій погляд, у плануванні з вечора або зранку є свої плюси та мінуси:

Планувати день з вечора – добре закривається минулий робочий день, легше переключитися в режим неробочого часу та відпочинку, новий день починається з досить ясної та певної картини майбутніх справ, а не хаосу. Зручно у більш стабільній та передбачуваній діяльності.

Планувати день з ранку – добре поєднується з вирішенням «уточнюючих завдань»: узгодженням (або підтвердженням) часу зустрічей з контрагентами, роздачею доручень та уточнюючої інформації підлеглим тощо.

У будь-якому випадку, з вечора чи з ранку планувався день, – до плану в жодному разі не можна ставитися як до закону. План має постійно коригуватися за зміни обставин. Часу на це потрібно максимум 5-7 хвилин разом протягом дня. А заощадить грамотне планування – годинник, а іноді й тиждень, звільнений від зайвої роботи.

Якщо ви досить багато переміщаєтеся офісом або містом, бажано подбати про те, щоб план дня був мобільним. Підійдуть невеликий щоденник або комплект, що роздруковується і скріплюється степлером, бланків зручного для вас формату.

Борис Дьяконов, виконавчий директор ВАТ «Банк24.ру», планував на бланках А4: він мало часу проводив на робочому місці, і йому було дуже зручно ходити офісом із планшеткою цього формату в руках. На бланк вранці виписувалися всі завдання та зустрічі з щоденника, під час дня робилися позначки про виконання, вписувалися нові завдання та на половині аркуша вівся хронометраж. Увечері всі завдання, що з'явилися за день, вносилися в щоденник. Після переведення особистої системи планування на Outlook план дня став формуватися автоматично (в Outlook для цього багато зручних уявлень, що включають календар, завдання, місце для нотаток). Зміни з паперу Outlook переносилися секретарем.

Зворотній зв'язок

Тайм-менеджмент - це не тільки щоденники, плани та терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати непоправний час вашого життя відповідно до ваших цілей та цінностей.

Побудова власної системи тайм-менеджменту (ТМ)

Крок 1. Відпочинок

Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Чим сильнішим буде перемикання під час п'ятихвилинки, тим краще ви відпочинете і відновите сили.

Володимир Маяковський висловив принцип максимального перемикання у простому гаслі: «Товаришу, запам'ятай правило просте: працюєш сидячи - відпочивай стоячи!»

Лінь - це далеко не завжди погано. Найчастіше це нормальна захисна реакція нашого організму. творчої ліні прості.

Якщо вже лінуватися, то на 100 відсотків, не намагаючись робити в цей час щось ще, думати, вирішувати проблеми тощо. Чиста лінь - це чисте відчуття повноти буття та загальної гармонії світобудови.

Свідомо приймати рішення: «Хочу лінуватися - і це робитиму». Без вагань та докорів совісті.

Перед творчою лінощами завантажувати мозок інформацією з важливої ​​для вас творчої проблеми. Але не думати про проблему під час самої лінощів!

За дотримання цих правил творча лінь стане невичерпним джерелом нових ідей і рішень. А також - прекрасним ом та відновленням сил.

Ефективність сну значно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути та прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не їсти за кілька годин до сну.

Що робити, коли на роботі хилить у сон? Якщо не можете собі дозволити повноцінний денний сон, то є альтернативи:

Невеликий післяобідній сон в автомобілі, якщо у вас є. Не пошкодуйте на це 20–30 хвилин, вони окупляться набагато вищою післяобідньою працездатністю;

"мікросон" 10-15 хвилин прямо на робочому місці або десь ще: у переговорній, у кріслі в дальньому кутку і т. п. Щоб відключитися від зовнішніх перешкод, можна надіти навушники з улюбленою музикою.

Плануючи час, важливо пам'ятати, що «наповненість», «насиченість» часу, його «якість» – не менш важлива, ніж його чисто арифметична кількість.

Крок 2. Мотивація

Як втягуватися в роботу, щоб не витрачати час на розгойдування, розбираючи дрібниці і ніяк не знаходячи сил взятися за головне? У ній є гарне поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка ( , колір, слово, рух, ритуал), пов'язана нам із певним емоційним станом.

Власник мережі бензозаправок, Київ. «Складну інтелектуальну роботу я роблю під музику Джо Дассена. Поясню чому: найкраще мені працювалося у студентські роки у гуртожитку. Молодий, сил багато, паралельно дві вищі освіти та ще робота… А магнітофонних касет на весь гуртожиток було чотири штуки, і всі чотири – Джо Дассен. Ось так ця музика стала «якорем», що включає енергетичні ресурси як у молодості».

«Якіря» допомагають легше переключитися на роботу.

Наступне питання: як втягнутися у виконання завдання, якщо воно досить складне і енергоємне? Витратити менше часу та сил на розгойдування допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найбільш прості, приємні і т. д. Наприклад, під час підготовки звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найпростіших і зрозумілих для вас абзаців і т. п. Через деякий час у вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім нескладно.

Ще один спосіб витрачати менше сил під час роботи над складними завданнями - «проміжна радість». Розбийте роботу на кілька етапів та за проходження кожного етапу призначте собі невелику нагороду.

Бувають у нашому житті справи, що вимагають, можливо, зовсім небагато часу, але неприємні. Зателефонувати до недружнього клієнта; викликати нарешті сантехніка; попросити шефа про підвищення зарплати тощо. У тайм-менеджменті такі завдання називаються «жабами». Велику неприємну задачу буває легше вирішити, розбивши її на велику кількість дрібних «жаб».

Чим менш жорсткий термін виконання завдання і чим вона при цьому більша, тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, у термінології тайм-менеджменту – «слонів». Наприклад: написання дисертації; розробка-плану регіону; в будинку; вивчення мови; покращення своєї фізичної форми.

Єдиний спосіб "з'їсти слона" - розрізати його на маленькі вимірні "біфштекси" і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати "слона" на такі "біфштекси", кожен з яких дійсно наближає вас до з'їдання "слона".

Простий спосіб звести докупи всіх ваших «слонів» і «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань - завести таблицю регулярних справ.

Зліва виписані всі ваші щоденні «біфштекси» та «жаби». Праворуч ви щодня відзначаєте їх виконання чи невиконання. Якщо якась на сьогодні не передбачалася - залишайте порожнє місце. Якщо передбачалася, але не виконана – ставте прочерк. Якщо виконана – ставте галочку.

Поруч із цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радостей». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нестрокові покупки і домовтеся із самим собою: «за кожні наступні 15 галочок у будь-якій графі – купую наступну приємну річ». Ви будете здивовані тим, як швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.

Крок 3. Цілі

Спробуйте розглядати себе не як «фахівця такого відділу» або «менеджера такої служби», забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, яка залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т.п. як на Персональну Корпорацію, ЗАТ «Я». Ця корпорація має ті самі елементи управління, що й у будь-якої фірми, наприклад: особисте стратегічне планування (постановка довгострокових цілей); (Вивчення ринку праці); особиста (облік та планування грошей) і т.д.

Ми активно плануємо майбутнє нашої «особистої корпорації», висловлюємо свої мрії у формі довгострокових цілей. Не чекаємо милостей від природи, а беремо їх самі. Для цього потрібно чітко розуміти, чого ми хочемо від життя. Це не так просто зробити, як здається.

Спробуйте уявити собі один день із вашого життя через 3–5 років. Поки що не обмежуйте себе тим, що ви «повинні» або ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром.

Важливо відрізняти «рідні» цілі (лікар із невеликого міста пише про те, як створить медичний центр. Видно, що ця мета вистраждана, глибоко осмислена, людина реально розуміє, навіщо це потрібно людям і навіщо це потрібно їй) від «ксерокопії сторінки глянцевого журналу »- нав'язаної мети («Виходжу зі свого білого «Порше», приходжу в свій білий офіс, менеджери в білих сорочках тікають виконувати мої цінні вказівки ...»).

Наступним кроком спробуйте визначити базові цінності, на основі яких можна буде формулювати довгострокові цілі.

Наступний крок – формулювання особистої місії. Хтось із західних консультантів добре сказав:

Цілі – це те, що ми беремо від життя, завойовуємо, отримуємо.

Місія – те, що ми віддаємо, приносимо у цей світ.

Тепер корисно визначити ключові сфери вашого життя. Наприклад: особисте; сім'я; друзі; хобі; ; ; добробут і т. д. Ключові області допоможуть нам не загубитися в хаосі справ і точніше поставити життєві цілі.

У класичному менеджменті та тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі за допомогою техніки SMART – від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу.

Наприклад, не просто «я хочу обіймати хорошу посаду», а «хочу стати топ-менеджером у телекомунікаційній компанії, з річним доходом не менше... у.о., не пізніше ніж у найближчі три роки».

Крок 4. Робочий день

Незаперечна істина тайм-менеджменту: план дня має бути. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на зовнішні обставини, що змінюються. План - це якраз спосіб у обставинах, що змінюються, орієнтуватися.

Планувати день з вечора - добре закривається минулий робочий день, легше переключитися в режим неробочого часу і новий день починається з досить ясної і певної картини майбутніх справ, а не з хаосу. Зручно у більш стабільній та передбачуваній діяльності.

Планувати день з ранку - добре поєднується з рішенням «уточнюючих завдань»: узгодженням (або підтвердженням) часу зустрічей з контрагентами, роздачею доручень та уточнюючої інформації підлеглим тощо.

Визначте, який з найпоширеніших типів щоденника більше вам підходить: з оглядом тижня – зручний для координації зустрічей та завдань різних днів між собою – або з оглядом дня – зручний при великій кількості завдань на день.

Багаті можливості для покращення планування у щоденнику дає така найпростіша річ, як закладка. На ній можна:

Виписувати завдання, які не прив'язані жорстко до конкретного дня, так, щоб вони завжди були перед очима;

Тримати список найактуальніших контактів;

Виписувати «теми для роздумів»: не завдання, що вимагають виконання, а думки, що вимагають .

Але найкорисніше застосування такої закладки – використовувати її як «стратегічну картонку»: випишіть на закладку в щоденнику ваші довгострокові цілі. Така «стратегічна картонка» постійно нагадуватиме про цілі, і ви не втопитеся в текучці.

При плануванні дня ми маємо справу з трьома типами завдань:

«жорсткі» зустрічі – прив'язані до конкретного моменту часу («презентація о 12.00»);

"гнучкі" завдання - не прив'язані до жорсткого часу ("дізнатися час презентації");

«бюджетовані» завдання – великі пріоритетні завдання, які не мають жорсткого терміну виконання, але потребують великого ресурсу часу («підготуватися до презентації – 2 години»).

Алгоритм планування наступного дня (на прикладі щоденника з оглядом дня).

1. У вільному просторі (як правило, розташованому в щоденниках праворуч від сітки часу) складіть повний список «гнучких» завдань (не прив'язаних до точного часу).

2. Виділіть червоним 2–3 пріоритетні завдання. Виконання "гнучких" завдань починайте саме з них.

3. На сітці часу заплануйте "жорсткі" зустрічі - прив'язані до точного часу. Для пріоритетних завдань, що потребують досить великого ресурсу часу, забюджетуйте цей час.

4. Час між «жорсткими» зустрічами протягом дня заповнюйте, починаючи з виконання «червоних» завдань.

Крок 5. Планування

Древні греки мали два різні слова для позначення часу. «Хронос» – лінійний, астрономічний, вимірний час, звичний нам час щоденників та органайзерів. І «Кайрос» - зручний момент, зручні обставини для здійснення будь-якої справи.

Багато завдань практично неможливо прив'язати до жорсткого часу виконання. Можливість їх виконати пов'язані з наявністю потрібного «кайроса», контексту, сукупності сприятливих обставин.

Систему контекстного планування можна налагодити у будь-якому звичайному щоденнику. Для цього потрібно зробити таке.

Виявити актуальні для вас контексти (зазвичай достатньо 5–7).

Створити розділи у щоденнику або категорії в Outlook, які відповідають цим контекстам.

При наближенні будь-якого контексту («кайроса») досить зазирнути у відповідний розділ органайзера і освіжити у пам'яті необхідні справи.

Інший спосіб управління «кайросовими» завданнями в щоденнику – записувати їх на стікери та прикріплювати на ті дні, в які ви припускаєте настання «кайроса».

Цікавий приклад. Про Олександра Сергійовича Пушкіна розповідають, що, читаючи розгромну рецензію на якийсь із своїх творів, він виписував ім'я автора та назву рецензії на папірець, який клав у спеціальну кришталеву вазу. Коли наставав «кайрос» «їхидний настрій», Пушкін діставав з вази один із таких папірців і писав на автора рецензії епіграму.

Для того щоб тримати всі ці завдання під контролем, потрібні лише три основні розділи у вашій системі планування.

1. День: завдання на сьогодні – план дня у щоденнику.

2. Тиждень: середньострокові завдання – виконання яких прогнозується у найближчі тиждень-місяць.

3. Рік: довгострокові завдання – всі інші.

Потрібен жорсткий план на період, а жорсткі переміщення завдань між розділами. А саме...

1. Увечері, під час планування наступного дня, проглядається розділ «Тиждень». Все, що «дозріло до виконання», найбільш актуальне, переноситься в розділ «День».

2. Щотижня, при плануванні наступного тижня, проглядається розділ «Рік». Все найбільш актуальне переноситься до розділу «Тиждень».

Така система дозволяє:

З одного боку, не заганяти себе в рамках жорсткого плану, не намагатися прописувати майбутнє занадто детально, складаючи плани на тиждень/місяць;

З іншого боку, не віддавати все «на волю хвиль», гарантувати собі, що потрібне завдання згадається у потрібний час за рахунок регулярного перегляду розділів «Тиждень» та «Рік».

Крок 6. Пріоритети

Якби мене попросили передати всю суть цієї книги одним рядком, я б сказав так: «Тратьте ваш непоправний час на Головне».

Перше, з чого починається розстановка пріоритетів - розчищення вашого життя від нав'язаних справ. На рівні конкретного дня це зокрема означає вміння говорити «ні» справам, які не відповідають вашим цілям, цінностям або принципам.

Я не говорю про те, що необхідно відмовитися від взаємодопомоги та вміння працювати в колективі. Освоїти мистецтво говорити «ні» - не означає стати людиною, від якої ніколи не дочекаєшся допомоги, яка втрачає друзів та добрих знайомих. Іноді корисно і зустріти родичів начальника, і допомогти другові влаштуватися працювати. Але якщо цього з якихось причин не хочеться робити – не бійтеся ввічливо, але твердо відмовляти.

Наступний спосіб звільнення часу для головного, пріоритетного – купити чиїсь час. Єдиний спосіб це робити - делегування завдань, коли ми не витрачаємо виконання завдання свого часу, а купуємо, у буквальному чи переносному сенсі, чуже. Делегування ми розумітимемо широко: як як передачу завдання підлеглому, а й передачу її «по горизонталі» колегам, купівлю зовнішньої послуги тощо.

Важливо зрозуміти, що пріоритетність не існує сама собою. Кожен з нас у голові має свою систему критеріїв. У різних людей і різних завдань ці критерії та його «вагові коефіцієнти» різні. Поняття «краще», «гірше» та «пріоритетніше» існують не самі по собі, а лише у прив'язці до певної системи критеріїв.

Цікаво подивитися на досвід аудиторів PricewaterhouseCoopers, для яких розстановка пріоритетів особливо важлива, оскільки кожен з них працює в умовах великої кількості проектів та під керівництвом кількох менеджерів, кожен із яких ставить свої завдання. На тренінгах у різних групах було сформульовано приблизно таку систему критеріїв.

1. Джерело завдання та його наполегливість (рівень керівника, який поставив завдання, та пріоритетність завдання для нього).

2. Вклад завдання у загальний результат (мети компанії, цілі проекту).

3. Вплив працювати колег «по горизонталі».

4. Терміновість.

5. Власний інтерес до завдання.

6. Складність, часвитратність (складні завдання – насамперед).

7. Наявність на даний момент доступних ресурсів (інформації тощо).

Визначивши порівняльну пріоритетність довгострокових цілей, проаналізуйте ваш щоденник і визначте, скільки приблизно відсотків часу у вашому щотижневому бюджеті ви виділяєте на кожну з цих цілей. Часто виявляється, що витрати часу на різні цілі зовсім не збігаються з їхньою пріоритетністю: найбільш значущому дістається найменше часу.

Крок 7. Інформація

Будь-яка людина, яка бажає досягти успіху в наш час, не може обійтися без особистої системи інформаційного менеджменту. Ця система повинна відповідати і на найпростіші питання, наприклад «як мають зберігатися документи на робочому столі?», і на найскладніші, наприклад, «коли, як і чому вчитися?», «що, як і навіщо читати?», «як народжувати геніальні ідеї у ситуації невизначеності?».

Управління інформацією особистої роботі починається з системи читання. Ось кілька простих рекомендацій щодо системи читання.

1. Забезпечте можливість повертатися до потрібної (ключової) інформації.

2. Застосовуйте відразу. Прочитали сторінку – впровадьте у практику, тільки після цього читайте наступну.

3. Розставляйте пріоритети під час читання. Думаю, корисніше вибрати два-три розділи, які вам реально потрібні, прочитати їх вдумливо та отримати максимум користі, ніж поверхово пробігтись по всій книзі.

Область найближчої уваги, що містить 7±2 об'єкти, «близько необхідні»;

Область далекої уваги – все інше.

Головне правило керування увагою: якщо ви наблизили щось до центру уваги – щось обов'язково видаліть від нього.

Це схоже на японську систему управління складськими рештками «канбан». Вашому підрозділу виділяється кілька квадратних метрів складу, вони обводяться добре помітною лінією. Ви можете як завгодно керувати вашими складськими залишками, але не маєте права виходити за цю лінію і займати більше квадратних метрів, ніж вам відведено.

Крок 8. Поглиначі

Хронометраж, облік та аналіз витрат часу – інструменти для боротьби з поглиначами.

Провести хронометраж неважко. Візьміть будь-який блокнот, який вам зручно буде носити із собою. І з ранку починайте фіксувати в ньому все, що робите протягом дня. Звертайтеся до блокноту приблизно раз на півгодини і фіксуйте всі справи з точністю до 5-10 хвилин.

Дрібні переривання та відволікання (менше 5 хвилин) ви можете відзначати галочками на полях. Наприкінці дня підрахуйте кількість галочок, помножте на дві-три хвилини - і отримайте кількісний показник по одному з найнеприємніших і найпомітніших «злодіїв часу».

За допомогою хронометражу можна отримати дані з таких, наприклад, питань.

Яку кількість (або відсоток) часу я витрачаю на довгострокові пріоритетні проекти?

Яку кількість часу я витрачаю на завдання, які, в принципі, міг би делегувати, але чомусь роблю сам?

Який відсоток часу я витрачаю на поглиначі?

Один з типових поглиначів часу - громадський тран або автомобіль. Ось кілька способів оптимізації тран ного часу: читайте або слухайте аудіокниги; айте - якщо дійсно аете; вибирайте нестандартні маршрути та час; навчайтеся (наприклад, вивчайте мову); плануйте; робіть вихідні дзвінки тощо.

Де брати час на впровадження у вашу практику технік тайм-менеджменту? Перше правило: використовуйте для цього будь-які відходи часу. Наприклад: у курилці, у пробці чи під час ходьби, у приймальні керівника тощо. буд. Друге правило: створіть чіткий ритм підвищення особистої ефективності.

1. Щодня – одне маленьке розгрібання завалів. Пошти у «Вхідних», паперів у центрі робочого столу, завдань із близьким терміном виконання в Outlook тощо.

2. Щотижня – впровадження нової техніки управління часом. Провели тотальний хронометраж тижня; викинули всі папірці та завели щоденник; вигадали структуру папок для зберігання файлів у «Моїх документах» і т.д.

3. Щоквартально – «дисциплінарний тиждень». Живемо правильно, не даємо собі поблажок, виділяємо півгодини на день на тайм-менеджмент.

І головне, пам'ятайте: вкладення часу у тайм-менеджмент - це не витрати, а .

Крок 9. "ТМ-бацила"

Як "заразити" ваших підлеглих "ТМ-бацилою"? Спочатку потрібно за допомогою ТМ-бацили задіяти внутрішні, добровільні ресурси, а потім - зовнішні, ресурси примусу.

Перший крок у стратегії добровільності – покажіть особистий приклад. Діяльність цього важко переоцінити. Пред'являйте, а не декларуйте організованість, пунктуальність, повагу до часу колег та підлеглих.

Другий крок – створіть мотивацію на застосування ТМ-технік. Саме мотивацію (не плутати зі «стимулюванням»): не систему нагород та покарань, а розуміння, чому часом можна й треба керувати.

Третій крок – рухайтеся маленькими кроками, але ритмічно. Пропонуйте підлеглим нові техніки регулярно, щонайменше раз на тиждень. Чим простіше та зрозуміліше ці техніки будуть – тим краще.

Іноді у впровадженні тайм-менеджменту не обійтись без адміністративного ресурсу. Як його краще застосовувати? Краще менше інструментів, але обов'язкових. Придумайте прості та швидкі «батоги та пряники».

І насамкінець - головний принцип: порахуйте ціну свого часу, ціну часу підрозділу. Постарайтеся висловити гроші. І боріться за час не менш жорстко, ніж за гроші.

Тайм-менеджмент особистих та сімейних – справа непроста. Формальний план-графік тут навряд чи пропишеш. Потрібно вміти домовлятися. Пропоную як основу для таких домовленостей кілька простих принципів.

1. «Ми разом» не означає «ми робимо те саме».

2. У кожного має бути час для себе.

3. Принципи взаємо повинні промовлятися у явному вигляді.

Я вважаю, що вчити тайм-менеджменту треба як плавання та читання: чим раніше, тим краще. Якщо не з дитячого садка, то як мінімум із раннього чи середнього шкільного віку.

Для студентів та старших школярів нічого спеціально винаходити не треба. Вони, як правило, з великим інтересом сприймають саме «дорослі» технології – «у мене все як справжні менеджери». Для молодшого шкільного віку необхідно внести більше елемента гри, різнобарвності, азарту.

Самомотивація («слони», «жаби», «пряники» тощо) - зволікання та відкладення важливих завдань у дитячому тайм-менеджменті зазвичай є ключовою проблемою;

Оглядова таблиця щоденних справ – як сказав один менеджер, тепер його син не забуває, що окрім «погуляти» та «подивитися телевізор» існують ще «зробити уроки» та «винести сміття», і зустрічає його ввечері так: «Тату, ура, я сьогодні все встиг!»;
планування хороших оцінок – за допомогою оглядових таблиць.

Крок 10. ТМ-маніфест

Можна з користю собі застосовувати «35 методів планування дня» і «28 прийомів самомотивації». Можна вийти на наступний рівень та налагодити логічну та структуровану систему управління особистим часом. І нарешті - можна опанувати ідеологію, перейнятися духом, відчути фундаментальні принципи.

Більшість сумнівів щодо тайм-менеджменту, що часто звучать - наприклад, «засушить і знелюднить», «зашкодить людським взаємодіям», «несумісний з творчістю» - саме застереження про небезпеку технік, застосованих без розуміння духу методології. Що ж, ножем можна порізатись, а виделкою – вколотися, але це не привід є руками. Потрібно просто вчитися грамотно поводитися з інструментами. У тому числі – з ідеологіями та методологіями.

В основі ідеології тайм-менеджменту лежать прості факти та аксіоми.

Життя дане людині один раз.

Час – це матеріал, з якого «зроблено життя».

Час і вчинки людини у ньому - незворотні.

Управління часом – термін не цілком коректний (хоча й зручний), керувати часом не можна. Організовувати час – можна. Під «організацією часу» пропоную розуміти весь комплекс питань про взаємини людини та Часу, а саме...

1. Як йти швидко і грамотно, не перевтомлюючись у дорозі, – ефективність.

2. Куди йти, як вибирати цілі – стратегія.

3. Навіщо йти, як усвідомлювати та «викристалізовувати» свої цінності – філософія.

Коротко я б висловив ТМ-ідеологію в такий спосіб: «Вдумливо й осмислено використовувати непоправний час життя відповідно до усвідомлених особистих цінностей та пріоритетів». Все інше додасться - і техніки, і їхнє грамотне застосування без перекосів і «шкідливих побічних ефектів».

Поточна сторінка: 1 (загалом у книги 19 сторінок) [доступний уривок для читання: 5 сторінок]

Шрифт:

100% +

Гліб Архангельський, Сергій Бехтерєв, Маріанна Лукашенко, Тетяна Телегіна
Тайм менеджмент. Повний курс

Автори: Архангельський Г.А.- Глави 2, 7, 8; Бехтерєв С.В.- Глава 4 (разом з Т.В. Телегіною); Лукашенко М.О.- Розділи 1, 5; Телегіна Т.В.- Глави 3, 4 (разом з С.В. Бехтерєвим), 6.

Редактор П. Суворова

Керівник проекту О. Василенко

Коректор Є. Аксьонова

Комп'ютерна верстка М. Поташкін

© Архангельський Г.А., 2008

© Лукашенко М.А., 2008

© Телегіна Т.В., 2008

© Бехтерєв С.В., 2008

© ТОВ «Альпіна Паблішер», 2012

Всі права захищені. Ніяка частина електронної версії цієї книги не може бути відтворена в будь-якій формі та будь-якими засобами, включаючи розміщення в мережі Інтернет та в корпоративних мережах, для приватного та публічного використання без письмового дозволу власника авторських прав.

© Електронна версія книги підготовлена ​​компанією ЛітРес

* * *

Вступ

ХХІ ст. пред'являє нові вимоги до кожного з нас, ким би ми не були: менеджерами та спеціалістами, керівниками, студентами, школярами чи власниками власних підприємств. Економічна ситуація швидко змінюється, обсяг отриманої нами інформації зростає день у день, посилюється конкуренція, зокрема і ринку праці. У цих умовах виняткову важливість набуває управління таким невловимим та непоправним ресурсом, як час. Час стає важливішим за гроші.

У новій економіці, де життєві цикли товарів обчислюються місяцями та тижнями, на перший план виходить здатність швидко та гнучко реагувати на будь-які непередбачені ситуації. Постійні зміни діяльності – використання нових систем управління, вихід нові ринки, розробка і виведення ринку нових товарів – стають нормою у діяльності підприємств і закупівельних організацій. Зміни спричиняють збільшення обсягів виконуваних менеджерами та спеціалістами завдань, породжують необхідність вишукувати резерви часу на реалізацію інноваційних проектів.

Зростання темпів змін вимагають від сучасних фахівців прийняття більшої кількості самостійних рішень, вміння самостійно організовувати і планувати свою роботу. Усі зовнішні запити до працівника вимагають від нього вміння самостійно (без звернень до керівника) розставляти пріоритети в умовах обмежених тимчасових ресурсів.

Тому однією з основних компетенцій сучасного професіонала останнім часом стало уміння ефективно організовувати час на будь-якому рівні – особистому, командному, корпоративному, а також здатність узгоджувати свої дії з діями оточуючих для виконання поставлених завдань.

Навчитися раціонально використовувати ресурс часу, діяти ефективно та досягати успіху можна, навчившись правильно планувати свою діяльність, керувати своїми завданнями та справами (як довгостроковими, так і короткостроковими), розставляти пріоритети, ставити перед собою цілі та досягати їх, розподіляти своє робоче навантаження, знаходячи час і для роботи, і відпочинку. І чим раніше нам вдасться освоїти навичку ефективного управління своїм часом, тим швидше і легше буде наш шлях до вершин майстерності та успіху. Адже на те, щоб збудувати свою кар'єру та досягти бажаного рівня, людині дано менше 20 років.І важливо цим часом грамотно розпорядитися, не розгубити дорогою до своєї мети дорогоцінні та непоправні години та хвилини, що складаються в роки.

Надаємо вам можливість вивчити та почати застосовувати на практиці техніки тайм-менеджменту, які зроблять ваш рух до вершин успіху не лише швидким, а й приємним.

Історія становлення тайм-менеджменту у Росії

Часто тайм-менеджмент сприймається як західна технологія. Проте вітчизняна школа наукової організації праці та особистого часу має низку власних досягнень, які не мають аналогів у західній науці. Більше того, багато розробок вітчизняних дослідників організації часу були запозичені західними фахівцями. В історії розвитку вітчизняного тайм-менеджменту можна виділити три основні етапи.

Перший етапприпадає на 20-ті роки. ХХ ст. - Період бурхливого розвитку економіки та наукової організації праці (НОТ). Це час трудового інтересу, гасел і закликів і водночас період дуже грамотного та ефективного господарювання, управління економікою держави. Зародження та розвиток тайм-менеджменту на цьому етапі було пов'язане з іменами А. К. Гастева та П. М. Керженцева,чиї ідеї та досвід були особливо важливими для подальшого вивчення та розвитку організації часу.

Олексій Капітонович Гастєв,директор Центрального інституту праці (ЦИТ), був особисто знайомий і листувався з Генрі Фордом. Знаючи ідеї Форда та Фредеріка Тейлора, він багато в чому не погоджувався з ними. На відміну від Тейлора, який акцентував увагу на системі та організації, і Форда, який удосконалював техніку виробництва, Гастєв основну увагу приділяв людському фактору. Він вважав, що людина грає головну роль діяльності підприємства. Тому розгляд організаційної ефективності в цілому починається у Гастева з особистоюефективності окремої людини на її робочому місці. Деякі з його розробок дозволили одному з «батьків» наукового менеджменту Ф. Гілбрету, ознайомившись із публікаціями ЦИТ, заявити: «Російські глибше за нас входять до НОП».

18.07.1923 р. у газеті «Правда» з'явилася стаття «Час будує аероплани», яка розпочиналася так:

«На одному з'їзді Рад я сидів поряд із американським журналістом. Засідання, призначене об 11 год., до першої години ще не починалося, як це в нас часто буває. Журналіст мене запитав:

– Скільки людей у ​​залі?

– Тисячі три з половиною.

– Серед них багато слюсарів, токарів, модельників?

– Так, мабуть, у залі переважають робітники різних спеціальностей.

Тоді мій американець, щось кресливши в книжечці, сказав:

– Ми сьогодні втратили 7 тисяч робочих годин, чекаючи початку засідання. За такої витрати робочої сили можна було побудувати один, а то й два аероплани.

Ми чекали ще «з пів-аероплану», і лише тоді засідання розпочалося.

Справді, нам час висловлювати наші нескінченні запізнення у якихось реальних величинах, наприклад, в аеропланах нашого повітряного флоту. Тоді ми швидше усвідомлюємо економічну згубність нашої розхлябаності. Тоді ми навчимося цінувати час та працювати з точністю».

Ця стаття викликала широкий відгук та стала каталізатором громадського руху боротьби за час, результатом якого стало створення Ліги «Час». Її керівником та автором статті був Платон Михайлович Керженцев. У той дивовижний період у вітчизняній історії без жодного державного втручання люди організовували осередки Ліги «Час», писали статті, «заражали» оточуючих ідеєю розумного ставлення до часу. Практично у всіх газетах невдовзі з'явилися розділи "Боротьба за час". Ліга пред'являла до своїх членів досить жорсткі вимоги, завдяки яким вони не просто закликалидо організації часу, а й пред'являлите, до чого закликали. На жаль, Лігу «Час», як і більшість організацій, пов'язаних з науковою організацією праці, було закрито паралельно зі згортанням НЕП (нової економічної політики). Але досвід діяльності Ліги показав, що ставити завдання боротьби за час у масштабах суспільства та держави – можливо.

"Другий етап"вітчизняного тайм-менеджменту розпочався з виходу на початку 1970-х років. книги Данила Граніна«Це дивне життя» 1
Гранін Д. Це дивне життя // Зібр. тв.: У 8 т. - СПб.: Віта Нова, 2009. - Т. 4.

У ній розповідається про біолога А.А. Любищевому, молодості, що поставив собі глобальну мету: розробити періодичну систему біологічних об'єктів, подібну до періодичної системи хімічних елементів Менделєєва. Підрахована їм кількість часу, необхідна для досягнення цієї мети, виявилася набагато більшою за середню тривалість життя людини. Олександр Олександрович вирішив вишукувати резерви часу, для чого почав вести хронометраж своєї діяльності, аналізувати його результати, планувати свою роботу. Тут вперше з'являється ідея хронометражу як основисистеми керування особистим часом. Прозвучала також важлива ідея бюджетуваннявитрат часу - набагато гнучкішого методу, ніж звичайне для західних підходів планування.Книга викликала широкий відгук і значний інтерес до організації особистого часу. Послідовники Любищева переписувалися один з одним, творчо розвивали його методи та виробляли нові. Поступово кристалізувалася основна ідея «любищевського» підходу – ефективний мисленняяк основа особистої ефективності, та хронометраж як інструмент вироблення цього мислення. Інакше висловлюючись, особиста ефективність не зводиться до набору технік і прийомів; найбільший результат дає усвідомлене управління часом як метод мислення.

Третій етап.На завершення розповіді про вітчизняну школу організації особистого часу необхідно згадати таке унікальне явище, як перше в Росії та світі онлайнове тайм-менеджерське співтовариство, яке на сьогоднішній день є носієм і генератором найбільш сучасних методів підвищення особистої ефективності.

Спільнота зародилася при сайті «Організація часу» www.improvement.ru на початку нового тисячоліття, у січні 2001 р., і поєднала кілька дуже важливих елементів. Деякі його учасники – продовжувачі любищівських традицій. Інша важлива складова спільноти – ІT-консультанти, завдяки системному мисленню яких класичні підходи до особистої ефективності поєднуються із сучасними технологіями аналізу та моделювання бізнес-систем. Третій елемент спільноти – звичайні управлінські консультанти, менеджери та підприємці, яким близькі ідеї тайм-менеджменту.

Усі учасники тайм-менеджерської спільноти – від керівників найбільших корпорацій до простих менеджерів невеликих фірм – захоплені люди, які не просто ознайомилися з теорією організації часу, а й запроваджують у практику своєї діяльності техніки та технології вітчизняного тайм-менеджменту. А потім діляться своїм досвідом на сторінках сайту www.improvement.ru, де опубліковані найцікавіші та найактуальніші статті багатьох активних учасників тайм-менеджерської спільноти. Усі зібрані на сторінках сайту історії – це реальний досвід застосування інструментів, технік та технологій тайм-менеджменту у найрізноманітніших галузях та сферах діяльності. Найбільш цікаві статті наведені як приклади у розділах даного видання.

Новий виток розвитку тайм-менеджменту в Росії – відкриття у 2007 р. першої у російських вишах кафедри тайм-менеджменту у Московському фінансово-промисловому університеті «Синергія» (до 2010 р. – МФПА). Таким чином, можна говорити про створення та розвиток наукової та науково-педагогічної школи в галузі організації часу.

Становлення та розвитку цього етапу пов'язані з ім'ям Гліба Олексійовича Архангельського,засновника та незмінного керівника тайм-менеджерської спільноти, генерального директора компанії «Організація Часу», завідувача кафедри тайм-менеджменту МФПУ «Синергія», автора численних ділових бестселерів. Гліб Архангельський по праву вважається провідним експертом у сфері організації часу.

Таким чином, тайм-менеджерська спільнота та компанія «Організація Часу» на сьогоднішній день – основні генератори сучасних ідей та технологій підвищення особистої ефективності у сфері організації часу в нашій країні.

Глава 1
Ліхтаря

1.1. Тайм-менеджмент як система

Поняття та визначення цілепокладання

Неважко помітити, що час існує незалежно від нас, тому термін «управління часом» (тайм-менеджмент) або «організація часу» досить умовний.

Керування часом– управління людиною власною діяльністю, організацією виконання завдань та розподілом усіх ресурсів.

Поняття «управління особистим часом»виникло у зв'язку з тим, що є найбільш цінним із усіх ресурсів людини. Час – абсолютно невідновлюваний та дуже обмежений ресурс, тому всі процеси управління варто налагоджувати з його врахуванням.

Сучасний тайм-менеджмент не просто набір прийомів з області «як укладатись у терміни» або «як правильно проводити наради». Це система управління собою та своєю діяльністю.

Тайм-менеджмент як система складається із чотирьох елементів. Розглянемо кожен із них (рис. 1.1).

Перший елемент(нижня сходинка сходів) – ефективність(Вона ж включає в себе успіх). Якщо розглядати життя як якусь подорож, то на цій стадії визначається, як краще їхати, щоб дістатися до мети вчасно і якнайменше статут, тобто перший етап – це відповідь на питання «як їхати?».

Як добре підготуватися до контрольної роботи у мінімальний термін? Як організувати свій час так, щоби встигати і працювати, і вчитися? Як найрезультативніше відпочивати?

Це тайм-менеджмент у звичному значенні слова.

Другий елемент – технологія,що дозволяє знаходити найбільш успішні рішення. Цей елемент системи тайм-менеджменту вимагає розгляду низки інших, дуже складних дисциплін. Наприклад, бізнес-ТРВЗ (теорія вирішення винахідницьких завдань) та управлінська боротьба. Дані технології тісно пов'язані зі стратегією, вони дають комплекс інструментів прийняття стратегічних рішень, зокрема у сфері особистої стратегії. До технологій підвищення особистої ефективності відносяться й інші різноманітні інструменти – від десятипальцевого сліпого друку та швидкого читання до численних технік нейролінгвістичного програмування (НЛП).

Як швидко налаштуватися на роботу, а не розгойдуватися цілу годину? Як знайти потрібні аргументи, щоб швидко переконати співрозмовника? Як знайти творче, нестандартне вирішення проблеми за короткий термін?

Докладно ознайомитися з перерахованими технологіями (а вони справді дуже корисні та затребувані, особливо в управлінському середовищі) можна, прочитавши книги, присвячені цим темам. Назви деяких із них наведені у списку літератури, що рекомендується.

Третій елементсистеми управління часом – Стратегія.Якщо технологію можна порівняти із відповіддю на запитання «на чому їхати?» (Якісний стрибок у порівнянні з тим, «як їхати?»), то стратегія - це відповідь на питання «куди їхати?».

Які мої стратегічні та тактичні цілі? Чи продумано алгоритм їх досягнення? Чи організована моя повсякденна діяльність відповідно до моїх цілей?

Очевидно, що немає сенсу дуже ефективно рухатися в неправильному напрямку. І логічно, що під час обговорення організації часу постають питання стратегії.

І нарешті, четвертим елементомСистеми є тема, до якої рано чи пізно приходить людина, яка зайнялася своїм часом всерйоз. Це тема філософії.У контексті тайм-менеджменту слово "філософія" означає дуже просту річ - відповідь на питання "навіщо?".

Навіщо ставити саме такі цілі, а чи не інші? Як зрозуміти свої життєві цінності? Як знайти сенс життя і чи потрібно його взагалі шукати?

Отже, питання організації часу й особистої ефективності як тісно пов'язані з визначенням наших життєвих цілей, а й у прямої залежності від цього, наскільки точно і правильно нам вдалося їх сформулювати. Тому розгляд питань організації часу ми починаємо з цілепокладання.

Цілепокладання- Це визначення, конструювання мети, формування образу бажаного майбутнього.

Чому мета така важлива для кожної людини?

Відповіддю це питання і ілюстрацією те, що мета має у житті першочергового значення, буде наступна історія.

Вранці 4 липня 1952 р. над усім каліфорнійським узбережжям простягався туман. 34-ма кілометрами на захід, на острові Каталіни, у воду увійшла 34-річна жінка, збираючись плисти у бік Каліфорнії. Вона вирішила стати першою жінкою, яка подолала цю відстань. Її звали Флоренс Чадвік. Вона була вже відома як перша жінка, що перепливла протоку Ла-Манш в обох напрямках. Вода була просто крижана, а туман - настільки густий, що Флоренс ледве могла розрізнити човен, що супроводжував її.

Мільйони людей спостерігали за нею по телевізору. Супроводжуючим доводилося навіть стріляти з гвинтівок, щоб захистити Флоренс від акул, що підпливають. Найбільшою проблемою, з якою їй довелося зіштовхнутися у цьому рекордному запливі, була не втома, а крижана вода. 15 годин потому Флоренс, зовсім задубіла від холоду, попросила, щоб її витягли з води. Плити далі вона була не в змозі. Її мати та тренер, що пливли в човні поруч із нею, сказали, що берег вже зовсім близько. Вони вмовляли Флоренс не здаватися, але коли плавчиха глянула у бік каліфорнійського узбережжя, то не побачила нічого, крім густого туману, і знову попросила витягти її з води. Декількома годинами пізніше, коли Флоренс зігрілася, вона зазнала шоку від своєї невдачі. Її витягли з води лише за півмилі від каліфорнійського узбережжя!

Один репортер запитав її: «Скажіть, будь ласка, міс Чадвік, що завадило вам пропливти останні півмілі?». «Мені завадив туман, – відповіла вона. – Якби тільки я змогла побачити землю, я впоралася б. Коли людина вже не може більше плисти і не бачить своєї мети…»

«Мені завадив туман – якби тільки я змогла побачити землю…» – ця фраза міс Чадвік стала крилатою. Оскільки вона втратила на увазі свою мету, то здалася перш, ніж досягла її. Те саме відбувається щодня з багатьма людьми у всіляких життєвих та професійних галузях.

Кноблаух Й., Велтьє X. Управління часом

1.2. Проактивний та реактивний підходи до життя

Лише чітко поставлена ​​мета дозволяє досягати значних результатів.Якщо її немає, ми не можемо скласти план дій, оскільки не знаємо, чого хочемо досягти. Навіть якщо робляться якісь кроки, незрозуміло, чи призводять вони до успішного результату, оскільки немає чіткого визначення, що таке. Ми губимося і розчаровуємося, життя починає здаватися нецікавим і порожнім, а якщо так, то вже немає сенсу рухатися вперед. Ідея ставити цілі є неочевидною для багатьох наших співвітчизників, які не керують своїм життям, а лише «пливуть за течією». В англійську школу пішов, бо батьки вели; на юриста вивчився, оскільки був підходящий блат; працюю «там, куди влаштували»…

Сумно, чи не так?

Стівен Кові, відомий американський фахівець із управління часом, розрізняє «проактивний» та «реактивний» підходи до життя.

Реактивний підхід до життя – це її проживання у вигляді реагування зовнішні обставини, життя на кшталт «як склалося» і «як вийшло».

Проактивний підхід до життя - Вибудовування її за своїм бажанням, активний вплив на події та обставини. За такого підходу ми самі формуємо своє життя і визнаємо себе відповідальними за нього.

Слід зазначити, що проблема цілепокладання не є виключно російською чи країнами колишнього Радянського Союзу. Очевидним свідченням є величезний читацький успіх у всьому світі книги Стівена Кові «Сім навичок високоефективних людей» 2

У якій розглядається проактивний підхід до життя.

Одного разу експерти компанії «Організація Часу» погоджували з відомою французькою корпорацією, яка працює на російському ринку, зміст тренінгу з тайм-менеджменту. Керівник департаменту навчання, француженка, ніяк не могла зрозуміти, навіщо потрібна тема мети. Після довгої дискусії вона задумалася, а потім сказала: «Мабуть, ви маєте рацію. Очевидно, проблема життєвої невизначеності справді актуальна для вашої країни. У Франції все інакше – там семирічний школяр вже добре знає свої цілі на все життя…»

Для того щоб визначити проактивність довільної взятої людини, розглянемо, чому вона присвячує більшу частину часу та життєвих сил. Але спочатку звернемося до двох понять: «коло турбот» і «коло впливу»3
Кові С. Сім навичок високоефективних людей: Потужні інструменти розвитку особистості. - М.: Альпіна Паблішер, 2012.

Кожного з нас хвилює значний перелік питань і явищ: здоров'я, відносини з рідними та друзями, наше майбутнє, безпека країни, в якій ми живемо, проблема нестатутних відносин в армії тощо. на наше життя особливого емоційного чи інтелектуального впливу, та помістити все, що нас хвилює, у свій персональний «коло турбот».

Якщо проаналізувати те, що в ньому знаходиться, можна побачити, що на одні явища, що входять до нього, ми здатні впливати, а на інші – ні. Те, що піддається особистому контролю, поміщаємо в друге коло, внутрішній по відношенню до «коло турбот», – «коло впливу» (рис. 1.2).

Ступінь проактивності залежить від того, на якому з кіл сфокусуватися більшою мірою. Проактивні людивіддають пріоритет «коло впливу». Вони спрямовують сили, час та енергію на те, що в їхній владі змінити, внаслідок чого розширюють своє «коло впливу» (рис. 1.3).

Реактивні люди,навпаки, зосереджують свої зусилля на «крузі турбот» – скаржаться на поведінку інших людей, на обставини, які не в змозі змінити, і звинувачують у своїх невдачах будь-кого, тільки не себе. Вони завжди вважають себе жертвою, і в їх промові регулярно прослизають фрази: «Я нічого не можу вдіяти…», «Я такий, який є…», «От якби…», «Від мене нічого не залежить…». Від них виходить негативна енергія, яка завдає шкоди і оточуючим, і перш за все їм самим. Адже, орієнтуючись на реактивний життєвий підхід, такі люди нерідко не беруть до уваги ті області, в яких реально могли б щось зробити. В результаті їх «коло впливу» стискається (рис. 1.4).

…Він був чудовим прикладом людини, яка ніколи не намагалася керувати своїм життям. Сумна правда полягала в тому, що він просто плив за течією, спотикаючись про себе, незмінно вигадуючи виправдання кожної своєї невдачі і відмовляючись взяти на себе відповідальність.

Багато людей поводяться подібно до нього, немов вони лише проходять повз життя, перебираються з одного дня в інший. Не те щоб вони не мали жодних бажань або мрій про те, як вони досягають величезних успіхів; але ці мрії супроводжуються безліччю виправдань свого байдикування, заснованих на переконливих доводах, і вони миттєво перегороджують їм шлях, як тільки такі люди починають думати, що, можливо, лише можливо! - Настане день, коли вони почнуть виконувати ці бажання.

Але їм завжди щось заважає - невдала пора року, терміновий ремонт автомобіля або те, що вони надто втомилися вчора ввечері. Так вони кажуть, але істина полягає в тому, що єдиною перешкодою, яка стоїть на їхньому шляху, є вони самі.

Ч. Норріс. Таємна сила всередині нас: Дзен-вирішення реальних проблем

Фокусуючись на «крузі турбот», ми дозволяємо керувати собою тим процесам та явищам, які в ньому знаходяться. Тільки проактивне мислення та поведінка здатні викликати позитивні зрушення, які дозволять розширити наше «коло впливу».

Чи завжди він знаходиться усередині «кола турбот»? Ні, бувають випадки, коли «коло впливу» людини, що займає солідне службове становище і має високий рівень матеріального добробуту або потрібні зв'язки, виявляється ширшим за його «коло турбот».

Модель представлена ​​на рис. 1.5 відображає ще один реактивний підхід до життєвих обставин, сфокусований на «крузі турбот».

Ця картина характеризує поведінку егоїстичних людей – можливостей у них достатньо, і вплинути вони можуть на багато, але використовувати ці ресурси на благо чого б то не було, крім свого маленького «кола турбот», не мають наміру.

Зазначимо, що у проактивних людей «коло турбот» не буває меншим за «коло впливу». Їм властиво відчувати відповідальність за безліч процесів та явищ, що відбуваються у житті. Вони, як правило, запитують себе: «Що я можу зробити для того, щоб змінити небажану ситуацію?». – і намагаються вплинути на події, які перебувають у «крузі турбот», які для них є пріоритетними.

Чи можна якось розвинути власну проактивність для досягнення мрії? Адже будь-який з нас має мільйон переконливих пояснень того, чому вона досі не стала реальністю. Маса несприятливих зовнішніх обставин буде причиною цього, і швидше за все, це правда. Але яка користь у тому, що ми маємо виправдання? Адже до мрії вони нас не наближають. Чи означає це, що маємо замкнене коло: «відсутність мети – відсутність плану дій – відсутність результату – розчарування – занижена самооцінка – втрата бажання подальшого розвитку та руху вперед – відсутність мети»? Так, але вихід з нього все ж таки є. Ставлячи перед собою спочатку невеликі, нескладні та досяжні завдання, можна поступово прокласти шлях до успіху. Коли мети досягнуто, ми відчуваємо неймовірний підйом і впевненість у своїх силах, з'являється необхідність визначати для себе нові цілі.

Цікавий і дуже розумний погляд на технологію досягнення мети наводить один із учасників тайм-менеджерської спільноти (далі – ТМ-спільнота) Андрій Панфілову статті «Відмінна технологія сталості активної дії» 4
Повний текст статті подано на сайті ТМ-спільноти. Режим доступу: http://www.improvement.ru/zametki/otpad.

Технологія ВІДПАД

Мій підхід до проблеми «руху до мети» зводиться до простої формули, методики, названої мною трохи перебільшеним, але гучним словом «ОТПАД» – відмінна технологія сталості активних дій. …Головна ідея технології ВІДПАД: під час руху до поставленої мети не можна зупинятися. Повернутися до втраченого ритму набагато складніше, ніж підтримувати його. Зупинка, переривання в русі негативно позначаються на всьому процесі, а регулярні уповільнення і наступні ривки не принесуть вам нічого хорошого, якщо, звичайно, ви не маєте на меті спеціально створити додаткові труднощі для особистісного зростання. Для досягнення мети необхідно постійна дія. Нехай трохи, нехай потроху, але рухатись вперед без зупинки. Крок за кроком, крок за кроком, щодня, безперервно. Згадайте бігунів на довгі дистанції, як вони рухаються? Ви хоч раз бачили марафонця, який, швидко пробігши 100–200 метрів, зупиняється перепочити, а потім знову біжить? Я не бачив, оскільки спортсмени знають той закон, про який я вам розповідаю. Цікава і корисна властивість тієї загадкової сили, що називають інерцією, полягає в тому, що вона і допомагає зберігати рух, тобто якщо ви розігналися і стабілізувалися, енерговитрати відразу знижуються. Народна мудрість каже: «Вода камінь точить». Це одна з інтерпретацій цього методу, відома людям уже давно. Кожна крапля, що впала на камінь, не може зробити істотних змін у ньому, ні зрушити, ні пробити. Але, капаючи постійно в те саме місце, вода промиває спочатку ямку, потім - поглиблення збільшується, поки нарешті в камені не утворюється отвір. Тепер вода досягла своєї мети, вона може текти спокійно, перешкода пройдена. Ось так і кожному з нас, дивлячись на поставлену мету, слід постійно робити щось, що хоч на трохи наближає до мети, і не зупинятися. Ще пара прикладів у розвиток все тієї ж основної ідеї. Кожен із нас не раз піднімався сходами. Як це ви робили? У вас не виникала думка відразу стрибнути високо вгору і, перелетівши весь сходовий проліт, опинитися на наступному поверсі? Невже ж було? Ну і як, вийшло? Найбільш зручно підніматися, роблячи однакові за величиною та ритмом кроки. Хтось йтиме через сходинку, хтось – вставатиме на кожну, але чим рівномірнішим буде рух, тим простіше буде йти. Ще наведу приклад. Згадайте, як альпіністи піднімаються на найвищі вершини. Вони рухаються часом дуже повільно, по кілька метрів за хвилину, а іноді й за годину, але, продовжуючи рух, роблячи крок за кроком, вони наближаються до своєї мети і досягають вершини.

Успішні, щасливі, самореалізовані люди, які багато чого досягли в житті, можуть вести або не вести щоденник, контролювати завдання особисто або за допомогою секретаря, бути прихильниками планомірності або, навпаки, спонтанного реагування на обставини і т. д. Техніка у всіх різна. Але що об'єднує цих людей, що в них обов'язково є, то це чітке розуміння своїх цілей. І головне – готовність активно втілювати свої ідеї у життя, незважаючи на «об'єктивні зовнішні обставини».

Отже, ясна, чітко сформульована мета приносить успіх.

Одне з регулярно проведених у Гарвардському університеті США досліджень на тему «Процес становлення випускників навчальних закладів протягом тривалого періоду часу» дало наступні результати.

83% випускників не мають перед собою жодних цільових установок щодо кар'єри. Їхня середня заробітна плата береться за основу. З її допомогою проводиться порівняння.

14% випускників мають чітку кар'єрну мету, проте не виклали її на папері. Вони заробляють у середньому втричі більше, ніж випускники із першої групи.

3% респондентів поставили собі чітку мету, що стосується їх подальшої кар'єри, і дали їй письмове визначення. Вони заробляють приблизно вдесятеро більше, ніж випускники, що належать до першої групи.

Гарвардське дослідження мети прояснює ще один аспект: письмовий виклад приносить ясність у мислення. Той, хто зберігає свої думки лише в голові та думає, що це і є ціль, помиляється.

Й. Кноблаух, Х. Велтьє. Керування часом

Чесно кажучи, я не дуже люблю подібні книги. Ми всі, беручи до рук щось self-help, сподіваємося, що наше життя стане кращим. Що ми знайдемо ключик, і ми вийде те, що виходило. І у 99 відсотках випадків виявляється, що це неправда.

Я прочитала дуже багато книг про тайм-менеджмент. З тієї простої причини, що я багато вчуся і працюю, у мене ціла купа хобі, і я хочу працювати і вчитися ефективно, при цьому процвітати в радощах життя і не бути схожим на загнаного конячку. Чесно скажу: жодна, жодна не спрацювала. Або книга не підходила особисто мені, або просто не виходило. Багато ідей викликали відторгнення, роздратування, ненависть (так, і таке). Я хотіла почуватися комфортно, а не перебувати у постійному стресі від перероблення себе.

Більш-менш внесла ясність у свій час ідея фляди, але вона більше заточена під домогосподарок з дітьми. Звичайно, флайледівські універсальні системи можна застосувати будь-де, в тому числі в роботі та у навчанні, але саме там вони у мене не прижилися. Дітей немає і не планується, житло маленьке, їємо ми вдвох мало, так що питання "як встигнути все зробити по дому" у мене не варто. А тому треба шукати ще щось.

Сказати, що ідеї не нові – це означає нічого не сказати. Мені здається, з урахуванням досвіду минулих років, досконалих технологій планувальників, нагадувань, різних сервісів щось нове придумати просто неможливо. Але це дуже проста, лаконічна та добра книга розплющила мені очі. Я не беруся точно сказати, як це сталося:)

І що мене найбільше зачепило. Ми прагнемо матеріальних благ, високої посади на роботі. Ніхто не заперечує важливість грошей. Як говорив Роберт Кійосакі, про неважність грошей міркує лише той, хто ніколи не відчував у них нестачі. Але Гліб пропонує ось який тест. Що б ми написали на своєму надгробку?

"Саша Іванова, просунула п'ять сайтів у топ Яндекса..."
Ні, щось не те.
"Саша Іванова, скинула п'ятнадцять кілограмів..."
Стоп!
"Саша Іванова, назбирала на квартиру..."
СТОП, я сказала!

Чого я хочу насправді досягти в житті? Досягти високого рівня виконання в академічному вокалі, чи виступати? Так. Закінчити свою книгу та надрукувати її? Так.

Я не заперечую важливість скидання зайвої ваги чи SEO. Ні. Але що важливо саме для мене, що на першому місці у мене – ось відправна точка.

Хіба я про це не знала? Так знала звісно. Але млинець, чому це все ув'язалося саме з тайм-менеджментом тільки зараз? А чорт його знає. Чому я тільки зараз зазнала таких емоцій? Напевно, автор дуже розважливий:)

Anyway зміни є вже зараз і сьогодні. І я відчуваю комфорт та легкість. Не сподівалася вже, що таке можливе від self-help book. Але сюрпризи приймаю із вдячністю. Так то.

Всі права захищені. Ніяка частина цієї книги не може бути відтворена в будь-якій формі без письмового дозволу власників авторських прав.

© Архангельський Г. А., 2005

© Архангельський Г. А., 2010, зі змінами

© Дизайн обкладинки. Студія Артемія Лебедєва, 2005

© Оформлення. ТОВ «Манн, Іванов та Фербер», 2018

* * *

Присвячується моєму дідові, Герману Архангельському, з вдячністю за прилучення до традиції управлінського мислення та за вчасно подаровану книгу про Час «Це дивне життя»

Від видавців

Книга, яка заощаджує час, – це книга життя!

Дивно, але на цій чудовій книзі непогано запрацюють усі.

Запрацює автор, Гліб. Не стільки грошей, скільки слави та популярності – і багато нових вдячних учнів. Запрацює видавництво – і знову ж таки не стільки грошей, скільки безліч вдячних читачів. І нарешті запрацює кожен читач. Причому – на відміну від Гліба та видавництва – тричі. Спочатку він запрацює багато позитивних емоцій: адже книга написана дуже легко, доступно та цікаво! Потім, за певних зусиль над собою, він почне заробляти «тимчасові окуляри» – спочатку годинник, потім дні та тижні свого часу. А потім прийдуть і найцінніші «заробітки», які приносять дуже багато. Це зміни на краще – як в особистому житті, так і в кар'єрі. Ви дійсно почнете встигати жити та працювати!

Один із читачів якось сказав мені, що мої передмови до книг нагадують йому гарні грузинські тости – вони в міру довгі та цікаві. Натяк зрозумів, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Ігор Манн,

видавництво «Манн, Іванов та Фербер»

Передмова. Наш капітал часу

Дорогий читачу,

ми всі в рівному положенні перед невблаганною плином часу. Якого б матеріального добробуту ми не досягли, часу у кожного з нас дуже мало. У сфері часу немає мільйонерів. Доступний нам капітал часу, що залишився до кінця життя, становить приблизно 200–400 тисяч годин. І найголовніше - час непоправний. Втрачений час, на відміну від втрачених грошей, не можна повернути.

«Мистецтво встигати», тайм-менеджмент, управління часом – одне з найнеобхідніших мистецтв для сучасної людини. Різноманітної інформації дедалі більше. Події відбуваються дедалі швидше. Потрібно вчасно реагувати, укладатися у більш жорсткі терміни. При цьому якось знаходити час для відпочинку, захоплень, сім'ї, друзів.

Коли ми створювали тайм-менеджерське співтовариство, тема управління часом була мало відома в Росії. Вважалося, що в умовах «широкої російської душі» та російського «бездоріжжя та розгильдяйства» планувати час неможливо.

Мало хто знав про те, що ще у 1926 році існувала ліга «Час», яка розповсюджувала передові технології управління часом; мало хто був знайомий із багатою історією вітчизняного тайм-менеджменту. Досвід учасників ТМ-спільноти та корпоративних ТМ-проектів показав: планувати час у Росії потрібно і можливо. Реальні приклади ви знайдете в книзі.

Тайм-менеджмент – це не тільки щоденники, плани та терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати непоправний час вашого життя відповідно до ваших цілей та цінностей. Чи застосовуватимете ви гнучке планування або жорстке, хронометраж чи самомотивацію, Outlook або паперовий блокнотик – немає жодної різниці. Техніка вторинна. Важливо знайти свої, «рідні», життєві цілі – і розподіляти свій час відповідно до них. Витрачати непоправний час життя на те, чого дійсно хочеш.

Декілька років тому у видавництві «Пітер» вийшла моя монографія «Організація часу: від особистої ефективності до розвитку фірми», яка зараз витримала вже два видання. Вона була першою в Росії за минулі 30 років не перекладною книгою з тайм-менеджменту, яка узагальнила мої авторські розробки та досвід учасників ТМ-спільноти. Численні відгуки підвели мене до написання другої книги, популярнішого формату.

Перша книга була «програмою-максимум», що містить усе багатство класичних та сучасних ТМ-інструментів, що задає основи та межі тайм-менеджменту як нової дисципліни в управлінській науці. Книга, яку ви тримаєте в руках, – це програма-мінімум. Тут у максимально простій формі викладено найнеобхідніші та широко застосовувані техніки управління особистим часом. Як і першій книзі – обов'язково на реальних російських прикладах.

Незвичайна назва другої книги вибрана не випадково. «Тайм» – добре засвоєний російською мовою енергійний, технологічний, ефективний час західного світу. «Драйв» – корінь, що так само добре прижився в російській мові, асоціюється з двома речами: управлінням, енергійним рухом – і, друге значення, яскравим задоволенням від того, що робиш. Як російська мова засвоїла ці два корені, так і нам усім, на мій погляд, варто навчитися енергійного, активного, цілеспрямованого підходу до нашого часу. Давайте додамо цей енергійний підхід, цей «тайм-драйв», до традиційно сильної нашої межі – здатність мріяти, творити, ставити високі цілі. І тоді нам не буде рівних.

Наш капітал часу невеликий. Це стосується не лише кожного з нас окремо, а й усієї нації загалом. У нас мало часу – на дворі XXI століття, і нам у цьому столітті треба багато чого надолужувати, багато чого вчитися. Перестати переживати про минулі невдачі, не боятися ставити зухвалі цілі – досягати їх. Навчитися не тільки мріяти, що ми вміємо добре, а й організовано, цілеспрямовано втілювати мрії в реальність.

Бажаю вам, читачу, порозумітися з Часом і допомогти зробити це вашим близьким. Тоді час усіх нас завжди буде наповнений тим «драйвом», який робить наше життя яскравим та цікавим!

Подяки

Автор дякує учасникам Тайм-менеджерського співтовариства, які перебували біля витоків становлення ТМ-теми в новій Росії та допомагали просуванню теми в суспільстві на найважчому етапі, у перші п'ять років. Особливо:

Ольгу Стрєлкову, ініціатора створення ТМ-спільноти та ТМ-клубу, що дала масу інтелектуальних та енергетичних стимулів і моїй першій книзі, та «Тайм-драйву»;

Віталія Корольова, незмінного ідейного натхненника ТМ-спільноти з перших днів його існування, «батька» ідеї ТМ-маніфесту;

Сергія Козловського та Олексія Бабія – аксакалів та патріархів ТМ-теми в Росії;

Миколи Водолазського, Вадима Іванова, Ганну Іванову, Дмитра Литвака, Олександра Міскаряна, Олену Набатову, Миколу Павленка, Марію Шарову – активних учасників ТМ-спільноти та ТМ-клубу;

Автор дякує клієнтам компанії «Організація Часу», чий безцінний досвід тепер може бути доступний іншим менеджерам. Особливо ініціаторів та керівників корпоративних ТМ-проектів (у зворотному хронологічному порядку):

Вікторію Петрову, заст. гендиректора з управління персоналом, Російський Алюміній;

Олександра Селютіна, заст. директора Департаменту інформатизації РАТ "ЄЕС Росії";

Надію Попову, менеджера Департаменту навчання PricewaterhouseCoopers;

Наталію Беккер, менеджера Корпоративного університету компанії "Вімм-Білль-Данн";

Миколи Гордєєва, генерального директора ВАТ «Ломоносівський фарфоровий завод»;

Едуарда Фарітова, директора з розвитку Групи "Російський Стандарт";

Олену Лебедєву, начальника відділу навчання, Sbarro;

Олександра Малахова, key account executive, Mars;

Валентина Іскандарова, директора з розвитку Групи компаній «СоюзСнаб»;

Гульмір Тулешов, начальник Управління мотивації Національного банку Казахстану;

Володимира Нюхлова, заст. гендиректора з інформаційних технологій, ВАТ «Нижегородський олійно-жировий комбінат»;

Бориса Дьяконова, виконавчого директора ВАТ "Банк24.ру";

Любов Юліс, комерційного директора "Comstar - Об'єднані ТелеСистеми";

Марка Федіна, президента Mago Smart Phones;

Олександра Мондруса, керуючого Групою компаній MC-Bauchemie-Russia.

Окрема подяка – тим, хто надав неоціненну допомогу у роботі над цією книгою, а саме Ігореві Манну та Михайлу Іванову, ініціаторам видання книги; Катерині Краус, соціологу телеканалу «Росія», керівнику фокус-груп та опитувань, які зробили суттєвий внесок у покращення тексту; а також усім їхнім учасникам, чиї цінні думки та зворотний зв'язок дозволили покращити первісний варіант книги.

Всім вам, друзі та соратники, велике спасибі за те, що завдяки вам тайм-менеджмент у Росії розвивається – і дає результати!

Зворотній зв'язок

Дорогий читачу, всі ми унікальні як особистості, діємо в найрізноманітніших умовах та обставинах. Тому ваш практичний досвід використання ТМ-технік – безцінний.

Кейси, ваш досвід практичного застосування тайм-менеджменту;

Зауваження щодо тексту книги та пропозиції покращень;

Пропозиції з тематики нових розділів та розділів.

Пишіть мені на e-mail: [email protected]і в «Твіттер» twitter.com/glebarhangelsky.

Любителі спілкування – приходьте до мого блогу glebarhangelsky.livejournal.com . Беріть участь у дискусіях, ставайте авторами сайту, вносьте свій внесок у підвищення культури ставлення до часу в нашому суспільстві!

І пам'ятайте наш девіз, який назвав інтернет-проектом: Everything Has Room for Improvement! Резерви часу та ефективності є завжди!

З найкращими побажаннями – встигати жити та працювати,

Гліб Архангельський

Кроки створення вашої особистої системи тайм-менеджменту

Дорогий читачу, перед вами короткий огляд майбутніх розділів. Кожна з них відповідає логічний крок у побудові особистої системи управління часом. Наприкінці кожного розділу відповідний крок буде деталізований у кілька конкретних рекомендацій.

1. Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»

У п'ятницю найчастіше хочеться випити.

У понеділок найчастіше хочеться п'ятницю.

Анекдот.ру

Наша розмова про управління часом ми почнемо незвичайно – з організації відпочинку.

Згадайте, дорогий читачу, чи доводилося вам на роботі відчувати себе втомленим і виснаженим, що втратив будь-який смак навіть до улюбленої справи? Якщо так – ви не самотні. Це загальна проблема у наш час. У японській мові вона навіть народила спеціальне слово "кароші" - "смерть від перевтоми на роботі".

У грамотному особистому тайм-менеджменті важлива не лише кількість часу, а й якість. Тому варто подумати про те, як організований ваш відпочинок, відновлення вашого енергетичного ресурсу.

Ритмічний відпочинок під час робочого дня

Спробуйте згадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок упродовж учорашнього робочого дня?

Швидше за все відпочинок складався стихійно. Відповів на кілька хвилин на цікаву дискусію в Інтернеті; зателефонував знайомий - поговорив з ним; вийшов покурити; заплющив очі і помріяв; випив чашку кави.

Такий стихійний відпочинок має низку мінусів. Насамперед – він неритмічний, а людина істота біологічна, яка звикла до різних ритмів. Тому перший принцип, якого рекомендую дотримуватись при організації відпочинку протягом робочого дня, – ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланованийвідпочинок через певні проміжки часу.

Як правило, оптимальний режим – приблизно 5 хвилин відпочинку за кожну годину. Можливо – 10 хвилин за 1,5 години. Тривалість від години до півтори – найкомфортніший для людини інтервал безперервної роботи. Згадайте школу та виш: урок – 45 хвилин, «пара» – 1,5 години.

Як би не був завантажений ваш робочий день, який би аврал не панував в офісі - все одно виділіть ці 5 хвилин на годину. Інвестуйте час у ці п'ятихвилинки відпочинку, робота без них вкрай неефективна.

У групі компаній MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерські семінари проходили вечорами. На одному із семінарів серед учасників відбувся такий діалог:

«Дивно, чомусь заняття з англійської також проходять вечорами, в той же час, але втомлюємося на них набагато сильніше». – Звісно, ​​на тайм-менеджменті в середині заняття ми обов'язково робимо перерву на 15 хвилин. А англійською ми працюємо всі 4 години поспіль без перерв».

«Максимальне перемикання» у відпочинку

Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Але як саме ви відпочиваєте протягом робочого дня, чим наповнюєте ці п'ятихвилинки, які сценарії відпочинкувикористовуєте? Кожен з нас зазвичай має кілька таких типових сценаріїв. Наприклад:

Подзвоню знайомому;

Вийду покурю;

Подивлюся щось цікаве в Інтернеті;

Полів квіти;

Вип'ю чашку чаю.

Спробуймо оцінити ступінь «перемикання», який дають різні сценарії, за п'ятибальною шкалою. Наприклад:

на 1 бал. Залишаючись на тому самому робочому місці, в тій же позі (сидячи), дивлячись у той самий комп'ютер, напружуючи той самий інтелект – почитати щось не по роботі в Інтернеті.

На 2 бали. Залишаючись на тому самому робочому місці, відвернувшись від комп'ютера, поговорити з колегою на неробочі теми.

На 3 бали. Дійти до «курилки» та обговорити там робочі та неробочі питання; випити чаю із колегами. Ми змінили місцезнаходження, можливо – змінили теми, якими «озданий» наш мозок.

На 4 бали. Вийти з офісу на вулицю, помилуватися синім небом і зеленими деревами, повністю відключитися від офісного середовища.

5 балів. Вийти на вулицю, зробити кілька простих вправ, що дозволяють розім'яти суглоби, дати відпочинок очам, що втомилися від монітора, повністю забути про всі робочі проблеми.

Чим сильнішим буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете та відновите сили.Обов'язково залиште робоче місце, зробіть «фізкультурну паузу». Якщо немає можливості вийти на вулицю – пройдіться коридором. Якщо працювали з людьми – спонукайте на самоті. Якщо аналізували цифри – зателефонуйте хорошому знайомому та обговоріть щось емоційно-приємне. Рекомендую також зробити кілька простих фізичних вправ: нахилів, присідань тощо. Це чудово відновить ваші сили та енергію для роботи!

Відомий радянський поет Володимир Маяковський, який добре знав і підтримував рух наукової організації праці, висловив принцип максимального перемикання у простому гасла:

Товаришу, запам'ятай правило просте:
Працюєш сидячи
Відпочивай стоячи!

Творча лінь

Говорячи про відпочинок, неможливо оминути тему лінощів. Лінь – це далеко не завжди погано. Найчастіше це нормальна захисна реакція нашого організму. Її причинами можуть бути:

Перевтома, об'єктивна вимотаність організму, розтраченість фізичних, енергетичних та емоційних ресурсів.

Невідповідність нашого «повинен» нашому «хочу» – коли ми витрачаємо час свого життя на справи, які не є для нас «рідними», бажаними.

Інтуїтивне відчуття непотрібності завдання, що виконується в даний момент.

Можлива четверта причина. Ваша підсвідомість дає вам сигнал: «Почекай, не метушись, очисти душу від дрібних поточних думок, дай місце народженню чогось нового». Часто саме в такому стані приходять найкращі ідеї та творчі осяяння.

Правила творчої ліні прості:

Якщо вже лінуватися, то на 100%, не намагаючись робити в цей час щось ще, думати, вирішувати проблеми тощо. Чиста лінь - це чисте відчуття повноти буття і загальної гармонії світобудови.

Свідомо приймати рішення: «Хочу лінуватися – і це робитиму». Без вагань та докорів совісті.

Перед творчою лінощами завантажувати мозок інформацією з важливої ​​для вас творчої проблеми. Але не думати про проблему під час самої лінощів!

За дотримання цих правил творча лінь стане невичерпним джерелом красивих ідей і рішень. А також – чудовим відпочинком та відновленням сил. Головне, не переборщити і не плутати творчу лінощі зі звичайною лінню.

Ефективний сон

«Рідко вдається виспатися!» – часто скаржаться учасники тайм-менеджерських семінарів. Сон є найважливішим способом відпочинку та відновлення сил. Але чи завжди ми добре його організуємо? Навіть не збільшуючи кількість часу на сон, можна суттєво підвищити його якість.

Ефективність сну значно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути та прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не їсти за кілька годин до сну.

Рекомендую знайти та застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т. п. Заняття може бути будь-яким, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, переключитися в повільніший ритм.

Тривалість сну може бути різною, важливо визначити оптимальну для себе. Як це зробити?

Наш сон складається з кількох циклів зміни «швидкого» та «повільного» сну. Тривалість одного циклу у різних людей відрізняється та становить від 1 до 2 годин. Бажано, щоб загальна тривалість сну була кратна тривалості одного циклу. Наприклад, якщо довжина вашого циклу 1 година 30 хвилин, краще поспати 7 годин 30 хвилин, ніж 8 годин. Коли тривалість сну кратна тривалості циклу, людина прокидається з відчуттям бадьорості, свіжості та добре відновлених сил. Спостерігайте за собою, спробуйте варіювати тривалість сну, і ви скоро визначите його оптимальну тривалість для вас.

Досвідом планування режиму сну ділиться маршал Василевський. «…В особливо напружені дні Сталін не раз говорив відповідальним працівникам Генштабу, що ми зобов'язані вишукувати на добу для себе і для своїх підлеглих щонайменше п'ять-шість годин для відпочинку, інакше, наголошував він, плідної роботи вийти не може. У жовтневі дні битви за Москву Сталін сам встановив для мене відпочинок від 4 до 10 години ранку і перевіряв, чи виконується ця його вимога. Випадки порушення викликали вкрай серйозні й дуже неприємні для мене розмови. Найнапруженіша робота, а часом і невміння організувати свій час, прагнення взяти на себе виконання багатьох обов'язків найчастіше змушували відповідальних працівників забувати про сон. А це теж не могло не позначитися на їхній працездатності, а значить, і на ділі.

Іноді, повернувшись близько четвертої ранку від Сталіна, я, щоб реалізувати прийняті в Ставці рішення, зобов'язаний був дати виконавцям або фронтам необхідні вказівки. Деколи це затягувалося далеко за чотири години. Доводилося йти на хитрість. Я залишав біля кремлівського телефону за письмовим столом ад'ютанта старшого лейтенанта О.І. Гріненко. На дзвінок Сталіна він повинен був повідомляти, що я до десятої години відпочиваю. Як правило, у відповідь чулося: "Добре".

(Василевський А.М. Справа всього життя. У 2 кн. кн. 1. - М.: Політвидав, 1988.)

Важливо організувати як процес сну, а й процес пробудження. Раджу встановити у вашому будильнику або мобільному телефоні кілька різних мелодій та за їх допомогою зробити процес пробудження поступовим. Наприклад, вам потрібно прокинутися о 8:00. Нехай о 7:30 зіграє перша мелодія, приємна і спокійна, на якій ви прокинетеся, потішитеся тим, що вставати ще не потрібно, і заснете знову. О 7:45 – щось бадьоріше, можливо, вже зі словами, на які мозок реагує активніше, ніж на мелодію без слів. І о 8:00 – найрадісніша та найенергійніша мелодія, на якій ви остаточно прокинетеся, встанете з ліжка та із задоволенням зустрінете новий день вашого життя.

Використання сну протягом робочого дня

Чи доводилося вам, читачу, клювати носом у пообідній час, намагаючись зосередитися на важливому завданні? Що робити, коли на роботі хилить у сон?

Подивіться на середньостатистичний графік добових біоритмів людини.

Графік добових біоритмів людини

Вважається, що наша працездатність і активність протягом дня має два спади і два підйоми (у «жайворонків» вище перший підйом, у «сов» – другий, що припадає на вечір). Неважко помітити, що один із спадів доводиться якраз на пообідній час.

Найпростіше вирішення проблеми – денний сон, що накриває післяобідній спад біоритмів. Згадаймо знамениту латиноамериканську сієсту, обов'язковий сон у післяобідню спеку. Згадаймо також британського прем'єр-міністра Вінстона Черчілля, який дожив до 90 років, незважаючи на нездоровий спосіб життя та величезний тягар турбот та відповідальності. Його обов'язковий денний сон помічники мали право перервати з приводу не меншого, ніж початок війни. Денний сон був обов'язковим елементом розпорядку російської Боярської думи до Петра I.

Приклад корпоративної організації денного сну навів учасник корпоративного семінару у ВАТ «Сибірьтелеком», Новосибірськ. «У Китаї, у місті Шеньжень нас привезли на екскурсію на завод телекомунікаційного обладнання. Біля столів для тестування обладнання ми звернули увагу на дивні пристрої. Виявилося, це складні ліжка, що відкидаються, вроблені в столи. Обід для робітників триває дві години, з яких година офіційно виділяється на сон».

Як бути, якщо у вас ще немає свого кабінету зі зручним шкіряним диваном і ви не можете собі дозволити повноцінний денний сон?